Miten luoda tiimihenkeä ja yhteisöllisyyttä etätyössä? Saimme lukijatoiveen vinkeistä, joiden avulla voitaisiin innostaa ja motivoida jo pidemmän aikaa etänä toiminutta työyhteisöä. Monessa työyhteisössä kokoonnutaan palaverien lisäksi virtuaalikahveille ja muihin yhteisiin tapahtumiin – virtuaalipeli-illat ja -konsertit ovat tulleet monelle tutuiksi. Aluksi virtuaalitapahtumia väritti uutuudenviehätys, mutta ylimääräinen ruutuaika saattaa jo väsyttää etätyön takia koneella vietetyn ajan muutenkin lisäännyttyä. Moni etätöitä tekevä saattaa kuitenkin pohtia, miten piristää etätyöpäivää ja ylläpitää yhteishenkeä pitkällä tähtäimellä. Toteutustavan suhteen voi olla luova, mutta yhteinen ajanvietto ja tekeminen kannattaa ottaa tavalla tai toisella tehtävälistalle.
Hangosta Utsjoelle, työajalla
Haastattelimme Visma Enterprisen myyntijohtaja Paula Kalliokoskea, jonka myyntitiimissä on tartuttu kävelyhaasteeseen. Tavoite ei ole mikä tahansa läpihuutojuttu, vaan kunnianhimoinen 1398 kilometriä. Kävelymatka Suomen läpi Hangosta Utsjoelle. Työajalla. Paula taustoittaa, että kävelyhaaste sai alkunsa, kun yhteisessä tiimipäivässä tärkeimmäksi teemaksi nousi tiimin jäsenten hyvinvointi etätyössä.
”Myyjiä ja varmasti meitä monia motivoi asiakkaan kanssa yhdessä tekeminen, jolloin asiakastapaamiset ovat hyvin tärkeitä jokapäiväisiä tilanteita. Poikkeuksellisessa tilanteessa emme voi tavata asiakkaita ja kollegojamme kuten ennen, jolloin työpäivät oman koneen ääressä päivästä toiseen alkavat varmasti puuduttaa meistä jokaista.”
Tiimipäivän aikana ideointi keskittyi hyvinvointiteeman ympärille. Ryhmätöiden ja keskustelujen tuloksena sovittiin monista hyvinvoinnin vahvistamisen ja yksilöllisen työskentelyn mahdollistamiseen liittyvistä asioista. Yksi niistä on päivittäinen kävely- ja juoksutavoite.
”Huomasimme, että päivät tulee istuttua koneella juurikaan liikkumatta. Kun työpäivä loppuu, askelia saattaa olla jokunen sata aikaisempien tuhansien sijaan. Tästä syntyi yhteinen tavoite kävellä Suomi päästä päähän työpäivän aikana.”
Tavoitteena on, että tiimi kävelee työajalla (käytännössä klo 8-17) kymmenessä viikossa yhteensä yhtä monta kilometriä kuin Hangosta on matkaa Utsjoelle. Muina aikoina tehtyjä juoksu- tai kävelymatkoja tai harrastuksia ei lasketa mukaan. Tavoitteen saavuttaminen vaatii päivässä keskimäärin kahden kilometrin kävelymatkan jokaiselta tiimin jäseneltä. Askelia seurataan aktiivisuusrannekkeiden tai urheilukellojen avulla. Heti alusta alkaen otettiin käyttöön myös botti, joka muistuttaa tiimin jäseniä haasteesta. Kertyneitä kilometrejä seurataan säännöllisesti. Luonnollisesti tavoitteeseen halutaan päästä, ja palkintokin on sovittu.
”Mikä parasta, hyvinvointi lisääntyy ja työpäivään saa ihan uutta virtaa, kun käy kunnolla ulkoilemassa. Ennen joulua näemme, pääsemmekö tavoitteeseen. Jos ja kun onnistumme, niin päätämme yhdessä tiimin kesken palkinnon. Ilmoille heitettiin jo hyvinvointipäivää, katsotaan sitten mihin päädymme.”
Liikunnalle aika kalenterista
Haasteella viestitään, että työn lomassa tapahtuvaan ulkoiluun ja aktiivisuuteen halutaan kannustaa. Paula mainitsee audiopalaverit keskeisenä ulkoilun mahdollistavan tekijänä. Ne merkitään varauksiin korvakuvakkeella, jolloin kutsutut tietävät, että osallistuminen onnistuu ilman kuvayhteyttä. Näin osallistuja voi etukäteen suunnitella, missä kohtaa päivää hän lisää fyysistä aktiivisuutta aikatauluunsa. Vismalla on ollut aikaisemminkin mahdollista osallistu kahdenkeskisiin keskusteluihin ja tiimin kahvihetkiin kävelypalaverin muodossa.
”Ensikokemukset kävelyhaasteesta ovat olleet hyviä. Olemme jutelleet siitä, miten pienikin happihyppely antaa voimaa ja selkeyttää ajatuksia, jotta työtä voi tehdä mahdollisimman tuottavasti niin, ettei oma työpäivä veny vapaa-ajan puolelle.”
Liikunnan lisäämisen suhteen tiimillä on pidempiaikaisia suunnitelmia. Paula arvelee, että hyödyt ovat niin tuntuvat, että yhteisestä liikunnasta syntyy tiimille rutiini. Hän luettelee useita hyviä puolia työpäivän aikana tapahtuvalle liikunnalle. ”Liikunta auttaa jaksamisessa, stressinhallinnassa, mielenterveyden edistämisessä, draivin aikaansaamisessa painonhallinnassa, sairauksien ehkäisyssä, nukkumisessa – lista on lähes loputon. Ilman muuta tiimihenkeä tämä nostaa myös, vaikka meillä tiimi on hyvin ylpeä meidän erittäin hyvästä tiimihengestä jo nyt.” Kun kysyimme Paulalta, miten tiimi on pärjännyt haasteessa, vastaukseksi saimme ison hymyn. ”Tällä hetkellä mennään yli tavoitteen – kuten meillä myyntitiimissä on tapana.”
Paulan johtama tiimi on hajautettu usealle paikkakunnalle Suomessa. Etätyö on tuttua jo ennen poikkeusoloja, mutta sen hyödyt ja haasteet ovat korostuneet poikkeusolojen aikana. Pyysimme Paulaa listaamaan vinkkejä etätyön menestykselliseen johtamiseen.
Paulan vinkit etätyön johtamiseen
- Huomioi yksilölliset työskentelytavat. Toiselle sopii etätyö oikein hyvin ja toinen kaipaisi joka päivä toimistolle. Joku tarvitsee enemmän tukea ja toinen on hyvinkin itseohjautuva. Yksi tarttuu luuriin ja kilauttaa kollegalle tai esihenkilölle tuon tuosta ja toinen miettii, ettei viitsi häiritä.
- Korosta työn ja vapaa-ajan erottamista selkeästi toisistaan. Kun toimisto on kotona, rajat saattavat hämärtyä helposti. 8+8+8 -sääntö [8 tuntia töitä, 8 tuntia vapaa-aikaa ja 8 tuntia unta] toimii hyvin. Jos teet pitkää päivää, palautumisesta on tärkeää pitää hyvää huolta. Tällöin tuntien tasapainottaminen eli esimerkiksi pidennetty viikonloppu tai muu kompensointi voi olla tarpeen.
- Varaa aikaa vapaaseen rupatteluun. Tiimin yhteiset virtuaaliset kahvitauot kuulumisten vaihtamiseen ja rupatteluun ovat olleet suosittuja tiimissämme.
- Kalenterimerkinnät käyttöön. Kalenterimerkintöjen tekeminen on hyvä tapa viestiä muulle työyhteisölle, milloin olet vapaana ja varattuna. Tiimissämme olemme sopineet, että jokainen merkitsee kalenteriin ajat, jolloin ei saa häiritä, jotta keskeytyksetön työ mahdollistuisi paremmin.
- Ole tavoitettavissa matalalla kynnyksellä. Itse olen esihenkilönä laittanut kalenteriin tiimille varattua aikaa, jolloin saa todellakin soittaa, jotta kynnys soittamiselle olisi pieni. Samalla varmistan, että minulla on viikoittain useampi tunti aikaa oman porukan ad-hoc -tilanteille.
Haastateltava: Paula Kalliokoski
Sales Director | Visma Enterprise Oy
paula.kalliokoski@visma.com | LinkedIn
Kirjoittajat: Heini Pensar & Ida-Maria Palmu
Haastattelimme myyntijohtaja Paula Kalliokoskea. Kalliokoski toimii Visma Enterprisen Sales & Market Readiness -organisaation johtajana ja esihenkilönä, tiimissään 13 myynnin ja tuotemarkkinoinnin asiantuntijaa. Organisaation henkilökunta työskentelee usealla eri paikkakunnalla Suomessa. Vismalla Paula on toiminut 2 vuotta, ja tätä ennen hänellä on laaja tausta kansainvälisissä ohjelmistopalveluja tarjoavissa organisaatioissa.
Keskuskatu 3 00100 Helsinki
