Työsuhteensa alkuaikana uusi työntekijä omaksuu ja hahmottaa työkuvansa, ja tulee tutuksi ja toimii työpaikkansa käytänteiden kuin siihen kuuluvan yhteisön kanssa. Uuden työntekijän alku- ja perehdyttämisaika on merkittävä vaihe sekä yksilön, että koko työyhteisön ja organisaation kannalta. Eri osapuolten välisen kanssakäymisen, tiedonvaihdon ja vuorovaikutuksen laatu ja sisältö ovat keskeisiä tekijöitä siinä, kuinka uusi työntekijä pääsee jouhevasti kiinni tehtäviinsä sekä osaksi työyhteisöä. Erityisesti etä- ja hybridityössä tähän tulisikin kiinnittää huomiota.
Uuden työntekijän perehdytysajan voi katsoa sisältävä sekä muodollisen että epämuodollisemman puolen, jotka täydentävät toisiaan. Muodollinen perehdytys sisältää mm. työhön ja organisaatioon liittyvät ohjeet ja opastuksen, koulutus- ja opetussessiot, ja esimerkiksi tieto- ja ohjeistusmateriaalit. Muodolliseen perehdytykseen kuuluu useimmiten suullista, kirjallista ja esimerkiksi audiovisuaalista informaatiota. Epämuodollisempi perehdytys tarkoittaa uuden työntekijän virallista perehdytystä laajempaa ymmärryksen muodostusta uudessa tehtävässä ja työyhteisössä toimimiseen. Epämuodollinen perehdytys on vapaamuotoisempaa omaksuntaa työn tekoon, tapoihin ja käytänteisiin kuuluvista asioista, johon vaikuttaa vahvasti työyhteisön muiden jäsenien ja esihenkilön kanssa tapahtuvan kanssakäymisen ja vuorovaikutuksen avulla kertyvä tieto ja ymmärrys sekä yhteenkuuluvuuden kokemus.
Tutkimusprojektimme haastatteluaineiston perusteella eräs keskeinen haaste koskee uuden etätyöntekijän epätietoisuuden kokemusta. Epätietoisuus voi koskea niin työn tekemistä kuin yhteisössä toimimista. Haasteellisuutta lisää kasvokkaisten kohtaamisten vähyys, teknologiavälitteisen kommunikoinnin ja viestinnän kapeus ja painotus viralliseen viestintään. Myös satunnaisten kohtaamisten puute ja mahdolliset hankaluudet kontaktoida kollegoita luovat omat haasteensa uuden etätyöntekijän arkeen.
Kynnys kysyä neuvoa tai apua kollegalta voi olla korkeampi etätyössä, kun ei näe mitä toisella on tietyllä hetkellä meneillään, kun taas toimistoympäristössä voi huikata ovelta onko toisella aikaa tai kohdata käytävällä. Etätyössä uusi työntekijä voi myös herkemmin kokea, ettei kertyneen tiedonkaan varassa ole täysin omaksunut miten tiettyjä työhön liittyviä asioita kuuluisi hoitaa tai ratkaista. On tärkeää, että tällaisia haasteita on mahdollista tuoda esiin hyvässä hengessä esihenkilön tai tiimikaverin kanssa. Uusi työntekijä voi toisaalta kokea yleistä epätietoisuutta siitä, että ei tiedä mitä kaikkea ylipäätään pitäisi tietää, tai mitä kysymyksiä pitäisi kysyä ja keneltä. Etä- ja hybridityössä onkin olennaista, ettei uusi työntekijä jää epätietoisuuksien kanssa yksin tai erilleen muusta työyhteisöstä, ja ettei epätietoisuutta aiheudu tai vahvistu muusta työyhteisöstä erillään olosta johtuen.
Sekä uuden työntekijän itsensä että esihenkilön ja tiimiläisten tulisi tiedostaa, että etätyöympäristössä sujuva uudessa työssä aloittaminen ja onnistunut perehdytysaika korostaa aktiivisuutta, oma-aloitteisuutta, kontaktia sekä jatkuvaa ja säännöllistä vuoropuhelua kaikkien osapuolien suunnalta. Uuden työntekijän aloittaessa tulisi määränpään sijaan miettiä matkaa: miten eri osapuolet, uusi työntekijä mukaan lukien, voisivat edistää ja tukea sitä, että uuteen työyhteisöön – ja tehtävään pääsee mahdollisimman jouhevasti kiinni, ja mitä keinoja ja käytänteitä tämä edellyttäisi. Se, että uusi työntekijä pystyy omaksumaan ja hahmottamaan työnkuvansa selkeästi sekä kokee kykenevänsä suoriutumaan siinä, ja lisäksi olevansa hyväksytty ja tasavertainen osa työyhteisöä jossa jaetaan tukea ja apua, on pitkässä juoksussa kaikkien osapuolien etu.
