Alkuperäinen kirjoitus julkaistu 11.9.2020
Tietotyöntekijän työpäivä alkaa virtakytkimen painalluksesta. Näytölle ilmestyy ohjelmistojen arsenaali, digitaalinen työpaikka. Päivä kuluu navigoidessa sovellusten välillä. Tikettijärjestelmässä odottaa kiireellinen työpyyntö ja kierrätysjärjestelmässä vilkkuu erääntyvä lasku. Videopalaverissa tarkastetaan hinnankorotukset jaetulla näytöllä. Hinnat hyväksytään tuoterekisterissä, josta tieto päivittyy asiakashallintajärjestelmään. Uusi hinnasto on hetkessä asiakasportaalissa. Chat-kupla pongahtaa ruutuun. Asiakkaalla on kysymyksiä – hinnoista tietenkin. Päivän pelastaa sisäinen ryhmätyötila, jonka keskustelukanavalta vastauksen saa sekunneissa. Työpäivän päätteeksi kirjataan tunnit ja skannataan muutama kuitti mobiilisovelluksessa. Läppärin kansi napsahtaa kiinni. Työmatka voi olla lyhytkin, esimerkiksi olohuoneesta keittiöön. Näin etätyössä.
Digi-ikkuna työyhteisön toimintaan
Sujuvan etätyön peruspilari on työntekijän tarpeita palveleva digitaalinen työympäristö. Hyvin toteutettuna digitaalinen työympäristö parantaa tuottavuutta ja työhön sitoutumista. Äskeisessä esimerkissä etätyöntekijä suoritti erilaisia työprosesseja digitaalisessa työympäristössä – reaaliaikaisen vuorovaikutuksen merkitys korostui olennaisesti osana tuloksellista työskentelyä. Etätyössä digitaaliset työkalut ovat ensisijainen kanava sidosryhmien yhteistyölle ja joskus työntekijöiden ainoa ikkuna työyhteisön toimintaan. Selvitimme, millaisia vuorovaikutuksellisia työkaluja etätyössä sovelletaan ja listaamme tässä kirjoituksessa esimerkkejä ryhmätyöskentelyyn ja sisäiseen viestintään soveltuvista työkaluista.
Esimerkkejä vuorovaikutuksellisista työkaluista ja niiden käyttötarkoituksista
1. Tiedonkäsittely ja tiedon jakaminen
Etätyössä halutaan kerätä, tuottaa ja jakaa tietoa yhtä tehokkaasti kuin vakiintuneella työpaikalla toimittaessa. Usein verkkolevyt ja sähköiset kansiot ovat käytössä jo ennestään, mutta etätyössä niiden käyttötarve korostuu. Laajasti käytetyt Microsoft Office 365 ja Google Workspace (päivitetty, aikaisemmin G-Suite) tarjoavat kattavan kokonaisuuden tiedonkäsittelysovelluksia, kuten ratkaisut mm. tekstin tuottamiseen, laskelmien, esitysten ja kyselyiden tekoon sekä työkalut ajan- ja tehtävien hallintaan. Ohjelmistot ovat pilviratkaisuja, ja verkkoyhteydellä tiedonkäsittely onnistuu reaaliajassa useamman tahon toimesta. Ilman verkkoa tehty työ on synkronoitavissa jälkikäteen palvelimelle. Yksityiskäyttöön löytyy ilmaisversioita ja organisaatioiden käyttöön yrityspaketteja.
2. Ryhmätyötilat
Etätyössä työ ja tiimi ovat usein hajautettuja. Mitä laajempi tiimi, sitä suurempi on koordinoinnin tarve. Ryhmätyötila on digitaalinen paikka, joka mahdollistaa työn seurannan, tiedon jakamisen ja vuorovaikutuksen ryhmän sisällä. Ryhmätyötila voi jopa korvata sähköpostin käytön sisäisessä viestinnässä, sillä tiedon jakaminen kahden kesken tai ryhmässä onnistuu kätevästi monessa ryhmätyösovelluksessa. Suosittuja ryhmätyötiloja ovat mm. Microsoft Teams, Cisco Webex Teams, Facebook Workplace ja Atlassian Confluence.
3. Intranet
Intranet eli organisaation sisäverkko on tarkoitettu tietyn ryhmän tai yhteisön käyttöön. Sitä sovelletaan esimerkiksi viestintään, tiedonkäsittelyyn, ryhmätyöhön sekä vuorovaikutukseen. Intranet-ostajanopas.fi -sivusto erottaa viestinnällisen intranetin sosiaalisesta intranetista. Edeltävässä kärkenä on joukkoviestintä, kun jälkimmäisessä korostuu käyttäjien osallisuus esimerkiksi käyttäjäprofiilien, tykkäysten ja kommenttien kautta. Ostajanopasta ylläpitävän North Patrolin laajan selvityksen mukaan sosiaalinen intranet on viime vuosina yleistynyt organisaatioiden käytössä. Intranetin rinnalle on kuitenkin otettu käyttöön muitakin alustoja – esimerkiksi ryhmätyötilat ja sisäinen sosiaalinen media korvaavat osan vuorovaikutustoiminnoista. Intranetilla puolestaan voi osaksi korvata sisäistä massasähköpostiviestintää, sillä oikein hyödynnettynä Intranet tavoittaa laajan yleisön hetkessä. Tieto ei huku sähköpostitulvaan. Esimerkkejä intranetiä tukevista alustoista ovat Happeo, Microsoft Sharepoint, Unily, Lumapps ja Jive.
4. Verkostoituminen
Sosiaalisen verkostoitumisen (Enterprise Social Network, ESN) alustat ovat yleistyneet organisaatioiden sisäisessä käytössä muiden viestintäkanavien ohella. Monesti puhutaan sisäisestä sosiaalisesta mediasta, sillä useat alustat toimivat sosiaalisen median kanavien tavoin. Käyttäjällä on henkilökohtainen profiili, hän voi liittyä avoimiin ja suljettuihin ryhmiin, julkaista materiaalia, osallistua keskusteluun, reagoida ja kommentoida julkaisuihin sekä verkostoitua muiden jäsenten kanssa. Sisäinen sosiaalinen media mahdollistaa käyttäjien kahdensuuntaisen vuorovaikutuksen matalalla kynnyksellä. Hyötynä nähdään tiedon laaja levikki, työyhteisön tietoisuuden kasvattaminen, sosiaalisten kontaktien vahvistaminen ja asiantuntijuuden saatavuus. Esimerkkejä ESN-työkaluista ovat Facebook Workplace, Microsoft Yammer, Happeo, Social Cast, Slack ja Jive.
5. Online-palaverit
Tiimien päivittäiseen työhön kuuluu erilaisia työpajoja sekä tiimi- ja seurantapalavereita. Etätyössä sekä hajautetun tiimin arkipäivässä ne järjestyvät digitaalisesti. Audio- ja videopalavereihin on useita maksuttomia ratkaisuja sekä maksullisia paketteja, joihin sisältyy laajempi toiminnallisuus- ja osallistujamäärämahdollisuus. Monelle tuttuja esimerkkejä ovat Zoom, Microsoft Teams, Skype, Google Meet, Facebook Workplace ja Webex Meetings. Laajemmalle yleisölle tarkoitettuun viestintään soveltuvat erilaiset live stream -lähetykset ja webinaarit. Esimerkiksi Zoom ja Youtube tarjoavat live stream -ratkaisuja sekä ainakin Microsoft ja Cisco webinaariratkaisuja.
6. Reaaliaikaiset pikaviestimet
Perinteisen sähköpostin rinnalla työyhteisö yleensä hyötyy nopeasta ja reaaliaikaisesta viestintäratkaisusta. Messenger ja WhatsApp ovat monelle tuttuja yksityiselämässä, mutta erilaiset chatit-palvelut ja pikaviestimet ovat vakiintuneet organisaatioiden käyttöön. Kiireelliset asiat hoituvat ketterämmin chatissa kuin esimerkiksi sähköpostilla. Nykyisin pikaviestimiin on tarjolla ratkaisuja, jotka täyttävät myös organisaatioiden tietoturvallisuusvaatimukset. Myös monet ryhmätyötilat, kuten yllämainitut, sekä online-palaverisovellukset sisältävät pikaviestitoiminnon. Viestittely onnistuu kahden kesken tai suuremmassa ryhmässä esimerkiksi online-palaverin aikana ja sen jälkeen. Muita pikaviestintään käytettyjä sovelluksia ovat Slack, Fleep ja Flowdock.
7. Virtuaalitodellisuus
Pelimaailmasta tuttu virtuaalitodellisuus valtaa pelien lisäksi työarkea. Virtuaalitodellisuus mahdollistaa informaation visualisoinnin siten, että käyttäjällä on mahdollisuus manipuloida ja kiertää visuaalista tilaa tai kohdetta. Tällä tavoin saavutetaan aidompi käyttäjäkokemus ja esimerkiksi prototyyppien tai kehitettävien ratkaisujen hahmottaminen helpottuu.
VR (Virtual Reality) tarkoittaa digitaalisesti tuotettua keinotodellisuutta, jota käyttäjä seuraa VR-laseilla. AR (Augmented Reality) tarkoittaa sananmukaisesti muunnettua todellisuutta. Siinä digitaalista näkymää muutetaan todellisesta, esimerkiksi lisäämällä siihen kohteita. Tunnettu AR-teknologiaa hyödyntävä sovellus on suosittu Pokemon Go, joka hetkessä sai pienet ja isot liikkumaan luonnossa. Yhä suuremmat hyödyt AR-teknologialle nähdään työelämässä, ja mm. Microsoft tarjoaa AR-ratkaisuja yrityskäyttöön. Käyttäjä voi lisätä digitaalista informaatiota fyysiseen ympäristöönsä ja vaikka opastaa kollegan työtä etäältä käsin. Virtuaalitodellisuuden yritysratkaisuja löytyy tällä hetkellä ainakin Facebookilta, Googlelta ja Microsoftilta.
8. Valkotaulut
Tiimityöskentelyssä ideoidaan usein tiimin kesken sekä käytetään aktiivisesti fläppi- tai valkotauluja ideoiden keräämiseen ja ajatusten hahmottamiseen. Tämän tyyppiseen “brainstorming”-työhön on tarjolla virtuaalisia ratkaisuja, esimerkiksi Coggle, Google Jamboard, Microsoft Whiteboard ja InVision Freehand. Esimerkkejä interaktiivisissa valkotauluratkaisuista ovat eteoBoard ja Flatfrog. Tapaamisten ja palavereiden yleisen fasilitoinnin apukäsiä ovat mm. Flinga, Mural ja Presemo. Näillä työkaluilla voi esimerkiksi aktivoida yleisöä tapahtuman aikana, hahmottaa ongelmia ja ratkaisuja sekä tehdä muistiinpanoja.
9. Tehtävien, tiimien ja projektien hallinta
Projekti- ja seurantatyökalut auttavat hajautettujen tiimien työn organisoinnissa ja seurannassa. Tiimien työtehtävät on monesti sidottu aikatauluun ja tehtäväkokonaisuudet ovat toisistaan riippuvaisia, mikä vaatii läpinäkyvää ja selkeää koordinointia. Esimerkkejä tehtävien ja projektien hallintatyökaluista ovat Basecamp, Asana, Trello ja Project Place sekä ajanhallinnan työkaluista Toggl ja Time doctor.
10. Etätyöpöytäsovellukset
Etätyössä voi tarvita IT-tuen tai kollegan apua, esimerkiksi vikatilanteen kartoittamisessa tai sovellusten asentamisessa. Ei hätää, sillä tukihenkilö voi auttaa myös paikallisesti asennettujen ohjelmien vikatilanteissa etätyöpöytäsovelluksen avulla. Sama ratkaisu toimii, kun tärkeät tiedostot ovat jääneet työpaikalla sijaitsevan laitteen paikalliselle työpöydälle. Etätyöpöytäsovelluksia ovat esimerkiksi Teamviewer, SplashTop, Microsoft Remote Desktop ja Apple Remote Desktop.
Monipuolinen ja ketterä ympäristö edellyttää yhteisiä käyttötapoja
Digitaalinen ympäristö on uusiutuva ja joustava – erilliset työkalut luovat ketteryyttä ja ne ovat helposti vaihdettavissa käyttötarpeen mahdollisesti muuttuessa ja teknologian kehittyessä. Useiden tiedonlähteiden käytössä piilee kuitenkin riski. Hukkuuko tieto paljouteen? Entä jos tärkeä tieto ei saavutakaan kohdeyleisöä? Sisäisille viestintätyökaluille on hyvä sopia yhteiset käyttöperiaatteet: Mitä tietoa jaetaan, missä sitä jaetaan ja kenen toimesta.
Moniulotteisen ympäristön haasteena voi olla optimaalisen ohjelmistokokonaisuuden luominen. Tarvitaan looginen työnkulku sekä keskitetty hallinta. Kun tässä onnistutaan, loppukäyttäjä kokee toimivansa yhtenäisessä työympäristössä, jonka kautta työkalut ovat saatavilla vaivattomasti, eikä synny päällekkäisyyksiä. Käyttäjä myös varmistuu, että kyseessä on tietoturvallinen ratkaisu – etätyöntekijä voi siis keskittyä ydintehtäviinsä turvallisin mielin.
