Alkuperäinen teksti julkaistu 28.8.2020
LEADIS-tutkimusprojektin laajentuessa opetusalalta yritysmaailmaan, käsittelemme entistä monipuolisempaa ilmiötä liittyen tulokselliseen johtamiseen etätyössä ja digitaalisissa työympäristöissä. Tässä kirjoituksessa pohditaan, mitä etätyö oikeastaan tarkoittaa. Huomioita digitaalisiin työympäristöihin liittyen luvassa seuraavassa blogikirjoituksessa!
Mitä on etätyö?
Etätyö on vakiintunut tarkoittamaan työmuotoa, jossa työntekijän työskentelypaikka on jokin muu kuin vakiintunut työpaikka, yleisemmin työntekijän koti. Tarkemmassa rajanvedossa hyödynsimme Garretin ja Danzigerin havaintoja etätyöstä:
- Lokaatio. Etätyö tapahtuu muualla kuin vakiintuneella työpaikalla, kuten kotona tai yhteistoimistolla.
- Informaatioteknologia. Työtehtävien suorittamiseen tarvitaan lähtökohtaisesti informaatioteknologiaa.
- Ajallinen määrä. Etätyö voi olla jatkuvaa tai osittaista.
- Sopimussuhde työntekijän ja työnantajan välillä. Työntekijä voi toimia tavanomaisessa työsuhteessa, yrittäjänä tai sopimustyöntekijänä.
Alun perin etätyö vastasi yhteiskunnallisiin tarpeisiin esimerkiksi vähentyneinä saasteina työmatkustamisen vähentymisen seurauksena sekä yksilöllisiin tarpeisiin lisääntyneenä vapaa-aikana. Vaikka etätyö on ollut työmuotona aikaisemminkin käytössä, vuoden 2020 aikana se lisääntyi räjähdysmäisesti niin julkisen kuin myös yksityisen sektorin toimijoiden toiminnassa. Uudet olosuhteet tarkoittivat samalla monelle organisaatiolle pikaista digiloikkaa muuttuvassa toimintaympäristössä. Kasvokkainen vuorovaikutus korvattiin eri käytännöillä ja työkaluilla digitaalisessa työympäristössä, kuten esimerkiksi hyödyntämällä videoneuvotteluja.
Milloin etätöissä?
Ysistä viiteen vai viidestä ysiin? Usein etätyön ominaispiirteenä on aika- ja paikkariippumaton työmuoto, mikä sallii työntekijän autonomian työajan ja -paikan määrittelyn suhteen. Työnantajan kanssa tai tiimin kesken voidaan kuitenkin sopia esimerkiksi tavoitettavuusvalmiudesta perinteisen toimistoajan mukaisesti. Tämä on ideaalitilanne yksilökohtaisten erojen kannalta – työmuoto mahdollistaa aamuvirkkujen ja yökukkujien työskentelyn juuri heidän valitseminaan aikoina. Tällöin korostuu itseohjautuvuus ja henkilökohtaisten vahvuuksien tunnistaminen, jolloin on työntekijän vastuulla organisoida päiviensä rakenne niin, että työaika on hänelle optimaalisin yksilöllisten sekä tiimikohtaisten tavoitteiden kannalta.
Yhtäjaksoisen 7,5 tunnin työpäivän sijasta uusi työtapa sallii joustavammat aikataulut, erityisesti jos työtehtävät ovat melko itsenäisiä, eivätkä vaadi jatkuvaa yhteydenpitoa kollegoihin. Päivän voi esimerkiksi aloittaa aikaisin, pitää muutaman tunnin lounas- ja treenitauon ja jatkaa töiden tekemistä illalla. Eri käytännöt aikasidonnaisuuden suhteen vaihtelevat organisaatiokohtaisesti. Tärkeämpää tarkan työajanseurannan ja mikromanageroinnin sijasta olisi tavoitteiden saavuttamisen seuraaminen. Tässä korostuu luottamussuhteen rakentuminen työnantajan ja työntekijän välillä.
Jos suositus etätyöstä ei sisällä kokoaikasta työskentelyä vakiintuneen työpaikan ulkopuolella, yleisin käsitteeseen liitetty etätyön määrä on 1-3 päivää viikossa. Tätä korostetaan organisaation tarjoamana mahdollisuutena. Käytännön suhteen koetaan varmasti uuden normaalin hahmottamista tulevan syksyn aikana, kun organisaatiot ohjeistavat uusista suosituksista.
Mitä muutoksia etätyö aiheuttaa?
Etätyön aiheuttamat muutokset näkyvät makro- ja mikrotasolla. Markkinoiden kysyntä ja tarjonta työvoiman suhteen on makrotason suurin muutos, jolloin etätyön lisääntymisen seurauksena jotkin ammattinimikkeet saattavat menettää nykyisen potentiaalisen työvoiman kysyntää. Vaikka vakiintuneella työpaikalla työskentely ei olisi tehtävässä suoriutumisen kannalta välttämätöntä, saattaa erityisesti täysin etätyöhön siirtyminen olla monelle vaikuttava tekijä työpaikan valinnassa. Mikrotasolla voidaan tunnistaa organisaatiolähtöisesti eri tekijöitä, joiden avulla voidaan arvioida työntekijöiden soveltuvuutta ja potentiaalia etätyöhön sekä suunnitella tulevaisuuden liiketoiminnan resurssien jakautumista liittyen aika- ja paikkasidonnaisuuteen sekä tätä tukevaan digitaalisen työympäristön kehitykseen. Olennaista on tunnistaa laajemmin organisaatiokohtaiset vahvuudet ja keskittyä niiden vaalimiseen myös etätyössä sekä digitaalisissa työympäristöissä.
Etätyöllä on paljon positiivisia vaikutuksia, joita ovat esimerkiksi lisääntynyt vapaa-aika, työntekijän joustavan autonomian lisääntyminen, työmatkustamisen vähentyminen, kiinteiden kulujen karsiminen (toimistojen ylläpito), työvoiman diversiteetin laajentamisen mahdollisuus (esimerkiksi osa-aikaisten työsuhteiden lisääntyminen; digitaalisissa työympäristöissä ei ole fyysisiä esteettömyysrajoituksia) sekä lisääntynyt tuottavuuden aste. Vaikka etätyöhön siirtyminen tulisi nähdä ennen kaikkea positiivisena ilmiönä, aiheuttaa se myös haasteita. Seurauksia voivat olla sosiaalinen eristäytyminen, paine työskentelyyn oman hyvinvoinnin kärsimisen uhalla, tukipalveluiden puute, urakehityksen vaarantuminen sekä työ- ja vapaa-ajan erottamisen vaikeus.
Tulevaisuuden työntekijä todennäköisesti vaihtelee työympäristöä joustavasti toimiston, kodin, erilaisten yhteistoimistojen ja muiden paikkojen välillä. Kehityssuunta on vain eteenpäin ja muutoksia on luvassa. Lähtökohdat kollektiiviselle luovuudelle ja logistiikalle on mahdollista saavuttaa myös etätyössä – tässä apuna on lukematon määrä erilaisia digitaalisen työympäristön ratkaisuja ja sovelluksia. Tuloksellisen johtamisen kehittäminen vastaamaan muuttunutta toimintaympäristöä on välttämätöntä, jos tavoitteena on työntekijän ja esihenkilön hyvinvointi sekä tuottava organisaatio. Tutkimuksemme teemat tulevatkin huomioimaan erityisesti toimivan sisäisen viestinnän merkitystä sekä työhyvinvointia esimerkiksi työ- ja vapaa-ajan erottamisen kautta.
