Laadullinen haastattelututkimus

Sivun sisältö

Etätyö ja sen johtaminen – laadullisen haastattelututkimuksen alustavia tuloksia

Etätyö digitaalisessa työympäristössä – siirtymä ja kulttuurimuutos

E-lähijohtajuus ja lähijohtajan uusi rooli etätyössä

Itsensä johtaminen ja vahvuuksien hyödyntäminen

Työn ja muun elämän välinen tasapaino etätyössä

Kokemukset etätyöstä ovat pääosin positiivisia ja työjärjestelyihin ollaan tyytyväisiä. Etätyö on tuonut arkeen lisää aikaa, joka on voitu käyttää palautumiseen ja lepoon. Samalla mahdollisuus sovittaa työ ja kotiaskareet yhteen itselle sopivalla tavalla on parantunut.

Kotiympäristössä työskentely on myös lisännyt keskittymiskykyä ja tehokkuutta. Toisaalta keskittyminen ja jaksaminen ovat koettu haastaviksi tilanteissa, jolloin lapsi on ollut etäopetuksessa.

Puutteita havaittiin erityisesti työergonomiassa. Myös työpäivän aikainen hyötyliikunta koettiin haasteelliseksi. Kuitenkin joustavassa työtilanteessa työntekijät ovat oma-aloitteisesti lähteneet liikkumaan ja ulkoilemaan myös työpäivän aikana.

Toimistoympäristöstä kaivataan erityisesti sosiaalista vuorovaikutusta ja kohtaamisia kollegojen ja muiden sidosryhmien kanssa.

E-lähijohtajuus on johtajuuden prosessi, jossa lähijohtaja ja alainen ovat fyysisesti etäällä toisistaan ja heidän välisensä vuorovaikutus ja kommunikaatio tapahtuvat virtuaalisten yhteydenpitokanavien kautta.

Vuorovaikutuskäytänteiden merkitys koettiin korostuneen. Epävarmuutta koettiin esimerkiksi oikeanlaisesta vuorovaikutustiheydestä, jolloin oli hankala tunnistaa, koska henkilö on oikeasti tavoitettavissa. Kokonaisuudessaan virtuaalinen vuorovaikutus koettiin suoraviivaisemmaksi, jolloin asiasisältö korostuu. Yhteydenpitotapa- ja kanava valittiin tilannekohtaisesti.

Toisaalta virtuaalinen vuorovaikutus koettiin joissain tilanteissa jopa helpommaksi, verrattuna kasvokkaiseen vuorovaikutustilanteeseen. Yleisesti koettiin, että mitkä tahansa asiat voidaan käsitellä virtuaaliyhteyksiä hyödyntämällä. Henkilökohtaisten asioiden käsittelyn koettiin olevan jopa helpompaa yksityisen ja rauhallisen virtuaaliyhteyden kautta.

Yhteydenpidon säännöllisyyttä koettiin olevan helpompi ylläpitää virtuaalisesti. Osa lähijohtaja-alaissuhteista olikin parantunut etätyökontekstissa, koska vuorovaikutus oli mutkattomampaa ja säännöllisempää. Toisaalta vuorovaikutuksen puute etätyöympäristössä saattaa korostaa entisestään osapuolten välistä etääntymistä.

Etätyö lisää työntekijän autonomiaa ja vastuunottoa työnsä johtamisesta, mikä muuttaa lähijohtajan roolia. Tärkeää olisi tukea tiimiläisten itsenäisen työskentelyn edellytyksiä, päätöksentekoa ja itsensä johtamisen taitoja. Tässä merkityksellistä ovat esimerkiksi tiimin sisäistä toimivuutta ja tasapuolisuuden tunnetta lisäävät avoin ja läpinäkyvä tuki, palaute sekä motivointi. Jokaisen tiimiläisen yksilöllinen huomioiminen on tärkeää – työntekijä arvostaa sitä, että lähijohtajalla on aikaa juuri hänelle, myös etätyökontekstissa.

Lähijohtajan odotetaan myös puolustavan tiimiään esimerkiksi liialliseen työkuormaan liittyvässä tilanteessa sekä ylläpitävän positiivista tiimihenkeä. Lähijohtajan tulisikin huomioida henkilökohtainen vuorovaikutus ja kommunikaatio sekä mahdollistaa tilanteita, jolloin työntekijä voi kertoa asioistaan sekä tuntemuksistaan. Myös palautteenanto on tärkeää – tässä laadun koettiin ehdottomasti korvaavan määrän.

Merkittävä havainto oli, että lähijohtajat ja työntekijät arvioivat lähijohtajan roolin etätyökontekstissa hieman eri tavoin. Lähijohtajat näkivät itse itsensä valmentavana ja tukevana johtajana. Työntekijät kokivat sen tärkeäksi, että lähijohtaja on luotettava sekä helposti tavoitettava taustavoima ja työnteon mahdollistaja.

Joka tapauksessa lähijohtajan tulisi hallita virtuaalisen kommunikaation taidot, toiminnan ja vuorovaikutuksen suunnittelu (miten, milloin ja kuinka paljon ottaa yhteyttä) sekä ottaa huomioon tunneälykkyyden merkitys työntekijöiden yksilöllisten tilanteiden ymmärtämisessä. Myös vahvuuksilla johtamista voisi hyödyntää enemmän osana etätyön johtamista, koska se koetaan innostavaksi.

Itsensä johtamisella tarkoitetaan prosessia, jonka kautta henkilö vaikuttaa ja johtaa omaa toimintaansa käyttäytymiseen ja kognitioihin liittyvien strategioiden kautta (mm. omien vahvuuksien käyttäminen, työn tuunaaminen, positiivisten ajattelumallien suosiminen ja tavoitteiden asetanta).

Etätyön aiheuttamien työn ja työympäristön erityispiirteiden vuoksi niissä työskenneltäessä tarvitaan itsensä johtamista. Yksilön vahvuudet ja niiden hyödyntäminen työssä liittyvät itsensä johtamisen taitoihin.

Esimerkiksi päivittäisten tavoitteiden tunnistaminen ja tehtävälistojen laatiminen ovat tapoja johtaa omaa työtään. Myös erilaisten muistilistojen tekeminen auttaa esimerkiksi lähijohtajia pitämään säännöllisesti yhteyttä henkilöstöön.

Etätyössä korostuvat erityisesti vahvuudet, kuten itseohjautuvuus, oma-aloitteisuus, sinnikkyys, ongelmanratkaisukyky, vastoinkäymisten sietokyky sekä muutosvalmius.

Kokemus pystyvyydestä hyödyntää omia vahvuuksia omassa työssä koettiin voimaannuttavana ja innostavana.

Organisaatioilla ei näyttänyt juurikaan olevan prosesseja vahvuuksilla johtamiseen, mutta vahvuuksia on hyödynnetty tavoitteiden ja tehtävien suunnittelussa sekä vastuunjaossa.

”Vahva tunne siitä, että pystyy tekemään isoja juttuja.”

”Rohkaisee.”

”Maailmanmestarin fiilis.”

”Positiiviset tunteet.”

”Vahva onnistumisen tunne.”

”Tehokas ja hyvä fiilis.”

Etätyössä innostuminen liittyy yksilön oman työn ja merkityksellisyyden kokemukseen. Innostumisen kuvataan liittyvän omaan työssä onnistumiseen ja työn tuloksellisuuteen. Innostumista koetaan, kun on sopivia haasteita, mahdollisuus oppia uutta ja mennä eteenpäin. Palautteella nähdään olevan keskeinen merkitys työssä innostumiseen.

Erityisesti etätyössä korostuu henkilökohtaisen palautteen vaikutus. Se koettiin innostavana ja kohdennettuna. Ryhmälle osoitettu palaute koettiin tärkeäksi tämän rinnalla, mutta se miellettiin virallisempana.

Tavoitteiden merkityksellisyydestä löytyi eroja. Osa haastatelluista koki tavoitteet tärkeinä ohjenuorina etätyön itsenäiselle tekemiselle. Osa haastatelluista taas ei nähnyt tavoitteita yhtä merkityksellisinä työarjessa.

Tavoitteiden asettamiseen koettiin olevan vaihtelevat vaikutusmahdollisuudet. Numeraaliset tavoitteet tulivat usein annettuina, mutta niiden saavuttamiseen oli mahdollisuus vaikuttaa omalla työpanoksella. Kehitystavoitteiden sisältöön oli mahdollista vaikuttaa, tosin kaikilla haastatelluilla ei tulostavoitteiden lisäksi ollut kehitystavoitteita.

Tavoitteiden seurantaa tehdään etätyössä samoin kuin lähityössäkin. Usealla organisaatiolla oli käytössään jokin tavoitetyökalu, mikä lisää läpinäkyvyyttä ja tukee työntekijän itsenäisyyttä. Etätyössä tavoitteiden saavuttamisen huomioimista pidetään erityisen tärkeänä, sillä se luo myönteisiä kokemuksia ja yhteisöllisyyttä.

Onnistuneella työn ja muun elämän yhteensovittamisella tarkoitetaan työntekijän kokemusta tasapainosta elämänalueiden välillä. Työ pitää sisällään työhön liittyvän toiminnan, muu elämä koostuu kotiaskareista ja vapaa-ajasta, mutta myös levosta ja työstä palautumisesta.

Työstä irrottautumisella tarkoitetaan fyysistä ja psyykkistä etäisyydenottoa työasioista. Sillä on tärkeä merkitys työstä palautumisessa. Irrottautuminen tapahtuu, kun työasiat eivät pyöri mielessä vapaa-ajalla.

Kun työmatkat ovat jääneet pois, on vapautunut aika voitu käyttää lepoon ja palautumiseen. Työpäivän on voinut suunnitella yksilöllisen tilanteensa mukaan, ja myös perheen ja läheisten kanssa vietetty aika on lisääntynyt. Kokonaisuudessaan etätyö on vaikuttanut positiivisesti tyytyväisyyteen ja onnellisuuteen – sopiva määrä työtä, luottamus ja joustavuus ovatkin työn ja muun elämän tasapainon perusta.

Edistäviä tekijöitä ovat joustavat työajat, autonomia työn suunnittelussa ja toteutuksessa, työnantajan luottamus työntekijään sekä elämäntilanteen huomioiva työnantaja. Haittaavia tekijöitä ovat työn määrällinen ja psyykkinen kuormittavuus, vapaa-ajan jatkuva keskeytyminen työasioilla sekä riittämätön tuki työtilanteen hallintaan.

 ”Kotona on helppo äkkiä hoitaa jokin työasia, johon huomaamatta meneekin tunti.”

”Herään aamulla ja avaan koneen heti.”

”Saan tehtyä enemmän, kun kukaan ei keskeytä.”

”Mä syön ja juon mun kahvin tässä. Se on mun aamiainen ja lounas.”

”En työpäivän aikana liiku juuri yhtään.”

”Vastoinkäymiset tuntuvat yksin suuremmilta.”

Kotona työskentely lisää keskittymiskykyä ja tehokkuutta – siellä työskennellessä on myös vähemmän keskeytyksiä ja hälyä. Tämän lisäksi siirtymisistä toimistolle ja muualle syntyvä kiireen tuntu jää pois.

Toisaalta kotiympäristö lisää työnteon intensiivisyyttä ja siten kuormittavuutta: työtuntien määrä kasvaa helpommin, tauot jäävät useammin väliin ja lounastunnit lyhenevät, työpäivän aikainen hyötyliikunta jää vähäiseksi, haasteiden ja konfliktien käsittely vaikeutuu yksin etätyökontekstissa sekä työssä tarvitun tuen saaminen saattaa pitkittyä.