LEADIS-tiimin ja Työsuojelurahaston tutkimushanke ”Kriisien hybrideiksi hajauttamat työyhteisöt – miten uudet työntekijät pääsevät osaksi niitä?” on päättynyt. Hankkeessa tehty tutkimus tuotti tietoa uusien työntekijöiden työyhteisöön integroitumisesta, työyksinäisyydestä ja yhteenkuuluvuudesta etä- ja hybridityön kontekstissa.
Etä- ja hybridityöstä on tullut COVID-pandemian jälkeen monilla aloilla yleinen työnteon muoto. Hybridityö tarkoittaa työnteon muotoa, jossa työtä tehdään vaihtelevissa määrin etätyönä että paikan päällä työpaikalla. Etä- ja hybridityössä vuorovaikutus voi tapahtua suurelta osin teknologian välityksellä, mikä muuttaa työn sosiaalista luonnetta ja luo haasteita kommunikaatiolle ja sosiaalisten suhteiden rakentamiselle sekä ylläpitämiselle. Etätyön ja digitaalisen kanssakäymisen on todettu vähentävän vuorovaikutuksen (Grant ja muut, 2013) ja epävirallisen ja spontaanin kommunikaation määrää (Jämsen ja muut, 2022; Mirowska & Bakici, 2024) sekä aiheuttavan kokemusta vähäisemmästä palautteen ja sosiaalisen tuen määrästä verrattuna lähityöhön (esim. George ja muut, 2022; Sardeshmukh ja muut, 2012; Wang ja muut, 2021).
Uudessa työssä aloittamiseen liittyy epävarmuutta. Uuden työntekijän ja työyhteisön jäsenten välisellä kanssakäymisellä, tiedonvaihdolla sekä sosiaalisten siteiden rakentumisella on todettu olevan keskeinen merkitys siihen, kuinka jouhevasti uusi työntekijä pääsee kiinni tehtäviinsä sekä osaksi työyhteisöä. Sosiaalisen integroitumisen myötä uusi työntekijä kokee itsensä yhteisön jäseneksi sekä omaksuu talon tavat ja käytännöt (Bauer ja muut, 2007; Fang ja muut, 2011). Sosiaalista integroitumista vahvistaa mahdollisuudet opetella ja kerätä tietoa uudesta työympäristöstä vuorovaikutuksessa työkavereiden ja esihenkilön kanssa. Uuden työntekijän oma aktiivisuus työyhteisön suuntaan on myös tärkeää (Cooper-Thomas, 2009; Ellis ja muut, 2015; Wang ja muut, 2015). Näin uusi työntekijä hahmottaa omaa rooliaan suhteessa muuhun yhteisöön ja kokee itsensä hyväksytyksi (Fang ja muut, 2011; Nelson & Quick, 1991; Harris ja muut, 2020) ja alussa koettu epävarmuus hälvenee.
Uuden työntekijän tutustuminen ja tottuminen työtehtäviin sekä -yhteisöön on perinteisesti perustunut kasvokkaiseen kanssakäymiseen ja fyysisen työpaikan kontekstiin (Cooper-Thomas, 2009). Etä- ja hybridityö luo haasteita uuden työntekijän sopeutumiselle ja integroitumiselle, kun virtuaalisessa työympäristössä vuorovaikutus muiden kanssa on usein siiloutunutta ja rajoittuneempaa. Etä- ja hybridityön kontekstissa uudessa työssä ja työyhteisössä aloittamiseen liittyvät epävarmuuden kokemukset voivat korostua ja pitkittyä, kun teknologiavälitteisessä vuorovaikutusympäristössä kanssakäyminen on rajallisempaa, hajautuneempaa ja virtuaalisesti toteutuvaa (Woo ja muut, 2023; Gruman ja Saks, 2018).
Tässä tutkimushankkeessa selvitimme määrällisen sekä laadullisen tutkimuksen keinoin, 1) miten uusien työntekijöiden sosiaaliset suhteet, hyvinvointi ja suoriutuminen kehittyivät ajassa etä- ja hybridityön aikakaudella, sekä 2) miten uusi työntekijä kokee ja tulkitsee sosiaalistumisprosessiaan organisaatioon ja miten hän merkityksellistää etä- ja lähityön kerronnassaan. Toinen tutkimustavoitteemme oli selvittää, mitkä tekijät edistävät tai estävät uuden työntekijän sosiaalistumista työyhteisöön. Tutkimme, 1) mitkä tekijät suojaavat uusia työntekijöitä työyksinäisyydeltä sekä 2) miten eri toimijat (uudet työntekijät, esihenkilöt, HR) käsittävät ja kokevat uusien työntekijöiden sosiaalisen integroitumisen edellytykset ja esteet hybridityössä ja millaisena eri tahojen toimijuus edellytysten ja esteiden yhteydessä ymmärretään. Hankkeen empiirinen tutkimustyö nojasi vuosina 2020–2022 kerättyyn neljän mittauskerran tilastolliseen pitkittäisaineistoon ja viimeisen mittauskerran poikkileikkausaineistoon, sekä hankkeen aikana kerättyyn laadulliseen haastatteluaineistoon (N=18).
Pitkittäisaineiston latentti profiilianalyysi ehdotti kolmea erilaista kehitysprofiilia uusille työntekijöille. Suurin osa uusista työntekijöistä luokiteltiin ”kohtuullisesti” (46 % uusista työntekijöistä) tai ”kaikki hyvin” (38 %) kehitysprofiileihin. Näissä profiileissa työ uudessa yhteisössä oli alkanut työn sosiaalisten tekijöiden, työhyvinvoinnin sekä suoriutumisen merkeissä kohtuullisissa tai hyvissä merkeissä ja pysyi hyvällä tasolla koko seurannan ajan, joskin työuupumus lisääntyi hieman kummassakin profiilissa ajan myötä. Kuitenkin 16 % uusista työntekijöistä kuului kehitysprofiiliin, jossa työn sosiaaliset tekijät, työhyvinvointi sekä suoriutuminen olivat alkuaankin heikolla tasolla ja ne vielä pahenivat COVID-19-pandemian pakottaman etätyöjakson aikana varsinkin työyksinäisyyden ja työuupumuksen suhteen. Hybridityöhön siirtyminen kohensi tilannetta samalle tasolle kuin ensimmäisessä mittauksessa. ”Heikon alun” profiilissa vastaajat tekivät seurannan alussa selvästi muita enemmän etätöitä, vaikka heillä oli vähemmän kokemusta etätöiden tekemisestä ennen pandemiaa. Tässä profiilissa myös esihenkilö-alaissuhteet arvioitiin muita heikommiksi ja esimerkiksi työn määrälliset vaatimukset suuremmiksi. Ne uudet työntekijät, joilla kaikki sujui hyvin seurannan alusta alkaen, raportoivat muihin profiileihin verrattuina keskimäärin enemmän autonomiaa työnsä suhteen sekä tukea esihenkilöltä ja ylipäätään parempia suhteita esihenkilöön. He myös raportoivat käyttävänsä keskimääräistä enemmän itsensä johtamisen strategioita työssään.
Vuonna 2022 kerätyn poikkileikkausaineiston analyysi osoitti hybridityön asettavan haasteita uusien työntekijöiden sosiaalisille suhteille. Alle puoli vuotta työssä olleet viettivät reilusti aikaa toimistolla lähityössä, jossa he tapasivat kasvokkain uusia kollegoitaan ja tutustuvat heihin epävirallissakin kanssakäymisissä. He olivat raportoivat olevansa keskimäärin tyytyväisiä työhön liittyvien sosiaalisten suhteiden suhteen. Kiinnostavaa on, että puolesta vuodesta yhteen vuoteen uudessa työssä työskennelleet raportoivat selvästi vähäisempää tyytyväisyyttä työsuhteisiin ja enemmän työyksinäisyyden tunnetta. Tässä vaiheessa uudet työntekijät olivat jo alkaneet tehdä enemmän töitä etänä ja he raportoivatkin vähemmän kasvokkaista epävirallista kommunikaatiota ja etänä tapahtuva epävirallinen viestintä ei ollut vielä päässyt käyntiin. Suhteet työkavereihin eivät olleet vielä syventyneet, joka analyysin mukaan vie aikaa. Yli vuoden hybridityöyhteisössä olleet viestivät epävirallisesti kasvokkain ja etänä jo lähes yhtä paljon kuin kokeneet työntekijät ja heidän tyytyväisyys työsuhteisiin ja työyksinäisyyden kokemukset eivät juurikaan enää eronneet kokeneista työntekijöistä.
Tutkittaessa, että mitkä tekijät suojaavat uusia työntekijöitä työyksinäisyydeltä havaitsimme ensinnäkin uusien työntekijöiden kokevan kokeneita enemmän työyksinäisyyttä hybridityössä. Esihenkilöltä ja työtovereilta saatu sosiaalinen tuki olivat tärkeimpiä tutkimiamme työyksinäisyyden selittäjiä. Esihenkilöltä saatu tuki vaikutti olevan työyksinäisyyden kannalta merkittävämpää uusille kuin kokeneille työntekijöille, kun taas kollegoilta saatu tuki oli kokeneille työntekijöille tärkeämpää. Uusille työntekijöille esihenkilöltä ja kollegoilta saatu tuki olivat yhtä tärkeitä työyksinäisyydeltä suojaavia tekijöitä. Lisäksi tulokset osoittivat tiiviin työhön liittymättömän viestinnän esihenkilön ja kollegoiden kanssa olevan yhteydessä vähäisempään työyksinäisyyteen.
Hankkeen laadullisen tutkimuksen löydöksissä nousi esiin uusien työntekijöiden kokema, jopa korostunut tarve proaktiivisuuteen sekä tunne siitä, ettei etätyössä ole välttämättä riittäviä mahdollisuuksia työtehtävien sujuvaan selkeytymiseen tai työyhteisön osaksi pääsemiseen. Löydöksien mukaan etätyöstä voi aiheutua uudelle työntekijälle kokemus, ettei hänellä ole riittävästi tietoa tai ymmärrystä mistä tai keneltä kysyä apua, mikä voi myös aiheuttaa tai syventää alkutaipaleella koettuja epävarmuuksia. Etä- ja hybridityössä, ja sosiaalisen kanssakäymisen ollessa rajallista, uusien työntekijöiden itseohjautuvuuden merkitys vaikuttaa korostuvan niin käytännön työarjessa, kuin heidän omassa että esihenkilöiden ajattelutavoissa.
Eräs etätyökommunikointiin liitetty haaste oli se, että virtuaalinen kanssakäyminen koetaan rajoittuneena, haastavana ja virallisena. Kun eleet, kehon kieli sekä käytäväkeskustelut ja epävirallinen kahvihuonerupattelu puuttuvat, voi olla vaikea oppia tuntemaan toista tai saada kollegiaalista tietoa, joka lähityössä kulkee sujuvammin. Lisäksi uusi työyhteisö ja tiimiläiset koetaan etä- ja hybridityössä herkästi kaukaisina. Muiden lähestyminen neuvojen saamiseksi ja tutustumiseksi on hankalaa tai kynnys siihen korkea, mikäli luontevia vuorovaikutustilanteita ja -suhteita ei pääse rakentumaan. Toisaalta myös epäselvät tai puutteelliset käytännöt virtuaaliseen kanssakäymiseen ja yhteydenpitoon vaikeuttavat kysymysten ja asioiden esiintuomista sekä muihin tutustumista. Etätyössä koettu epätietoisuus voi kuitenkin rohkaista, tai jopa pakottaa uuden työntekijän oma-aloitteisuuteen ja ottamaan itse yhteyttä kollegoihin. Esihenkilön, tiimin ja työkavereiden antamat aikaresurssit, avuliaisuus sekä myönteinen suhtautuminen on etätyössä erityisen tärkeää uuden työntekijän sopeutumiselle. Tiimin jäsenten suhtautuminen, osallistuminen ja vastavuoroisuus vaikuttivat löydöstemme mukaan olennaisesti uuden työntekijän kokemukseen työnkuvan selkeydestä sekä yhteenkuuluvuudesta ja hyväksytyksi tulemisesta.
Eräs keskeinen löydös liittyi siihen, että epävirallinen kommunikointi ja kanssakäyminen sujuvoittaa asioiden esiin tuomista, integroitumista, ja auttavaa hahmottamaan kuinka muiden tehtävät suhteutuvat omaan työhön. Epävirallinen kommunikaatio on myös avain työkavereihin tutustumiseen. Lisäksi satunnaisetkin kasvokkaiset kohtaamiset edistävät epävirallista kanssakäymistä, sosiaalisten suhteiden rakentamista, ja auttavat uutta työntekijää saavuttamaan yhteenkuuluvuuden kokemusta. Kun uudet työkaverit oppi tuntemaan paremmin, myös epävarmuutta koettiin vähemmän. Silloin myös kynnys lähestyä toisia, työasioihin liittyvä yhteydenpito ja avun pyytäminen koettiin helpompana. Epävirallisten, kasvokkaisten tilanteiden myötä uudet työntekijät rakentavat ja solmivat sosiaalisia suhteita työkavereidensa kanssa, jotka sitten kannattelevat myös etätyökontekstissa.
Tutkimushankkeemme julkaisemasta loppuraportista löytyy tarkemmin tietoa tutkimustemme tuloksista, sekä koko työyhteisölle tarkoitettuja käytännön vinkkejä ja toimenpidesuosituksia, joiden avulla uusi työntekijä voi päästä sujuvasti osaksi työyhteisöään etä- ja hybridityössä.
Olemme myös julkaisseet oppaan ja työkirjan helpottamaan käytännön vinkkien kautta uusien työntekijöiden asettumista työyhteisöihinsä.
LÄHTEET:
Cooper-Thomas, H. (2009). The role of newcomer–insider relationships during organizational socialization. Teoksessa Morrison, R., & Wright, S. (Toim.) Friends and enemies in organizations: A work psychology perspective (s. 32–56). Palgrave Macmillan UK. https://doi.org/10.1057/9780230248359_3
Ellis, A. M., Bauer, T. N., Mansfield, L. R., Erdogan, B., Truxillo, D.M., & Simon, L. S. (2015). Navigating uncharted waters: Newcomer socialization through the lens of stress theory. Journal of Management, 41(1), 203–235. https://doi.org/10.1177/0149206314557525
Fang, R., Duffy, M. K., & Shaw, J. D. (2011). The organizational socialization process: Review and development of a social capital model. Journal of management, 37(1), 127–152. https://doi.org/10.1177/0149206310384630
George, T. J., Atwater, L. E., Maneethai, D., & Madera, J. M. (2022). Supporting the productivity and wellbeing of remote workers: Lessons from COVID-19. Organizational Dynamics, 51(2), 100869. https://doi.org/10.1016/j.orgdyn.2021.100869
Grant, C. A., Wallace, L. M., & Spurgeon, P. C. (2013). An exploration of the psychological factors affecting remote e-worker’s job effectiveness, well-being and work-life balance. Employee Relations, 35(5), 527–546. https://doi.org/10.1108/ER-08-2012-0059
Gruman, J. A., & Saks, A. M. (2018). E-socialization: The problems and the promise of socializing newcomers in the digital age. Teoksessa Dulebohn, J. H., & Stone, D. L. (Toim.). The brave new world of eHRM 2.0. IAP Information Age Publishing.
Harris, L., Cooper‐Thomas, H., Smith, P., & Smollan, R. (2020). Reclaiming the social in socialization: A practice‐based understanding of newcomer adjustment. Human Resource Development Quarterly, 31(2), 193–211. https://doi.org/10.1002/hrdq.21384
Jämsen, R., Sivunen, A., & Blomqvist, K. (2022). Employees’ perceptions of relational communication in full-time remote work in the public sector. Computers in Human Behavior, 132, 107240. https://doi.org/10.1016/j.chb.2022.107240
Mirowska, A., & Bakici, T. (2024). Working in a bubble: Techno-isolation as an emerging techno-stressor in teleworkers. Information Technology and People, 37(3), 1403–1422. https://doi.org/10.1108/ITP-09-2022-0657
Nelson, D. L., & Quick, J. C. (1991). Social support and newcomer adjustment in organizations: Attachment theory at work? Journal of organizational behavior, 12(6), 543–554.
Sardeshmukh, S. R., Sharma, D., & Golden, T. D. (2012). Impact of telework on exhaustion and job engagement: A job demands and job resources model. New Technology, Work and Employment, 27(3), 193–207. https://doi.org/10.1111/j.1468-005X.2012.00284.x (2021).
Wang, B., Liu, Y., Qian, J., & Parker, S. K. (2021). Achieving effective remote working during the COVID‐19 pandemic: A work design perspective. Applied Psychology, 70(1), 16– 59. https://doi.org/10.1111/apps.12290
Woo, D., Endacott, C. G., & Myers, K. K. (2023). Navigating water cooler talks without the water cooler: Uncertainty and information seeking during remote socialization. Management Communication Quarterly, 37(2), 251–280. https://doi.org/10.1177/08933189221105916
