Tiimin hyvinvointia tukevat asiat etätyössä

Jaksaminen ja hyvinvointi etätyössä on nyt esillä vielä enemmän kuin keväällä. Valmennamme Timanttialla asiakkaitamme etäjohtamiseen sekä itsensä johtamiseen ja toimivampaan yhteistyöhön etätyössä, ja sanat kuten yksinäisyys, kuormitus, henkinen hyvinvointi ja päivien venyminen toistuvat valmennuksissa yhä useammin. Huolena on sekä työntekijöiden jaksaminen että etäjohtajien oma jaksaminen. Elämme hyvin poikkeuksellista ajanjaksoa, joka koettelee monella tapaa hyvinvointiamme. Kaikki kuormitus tässä hetkessä ei johdu etätyöstä, mutta kaikki kuormitus vaikuttaa kuitenkin kykyymme tehdä työtä. Siksi on tärkeää, että tiiminvetäjillä on keinoja vaikuttaa tiimin hyvinvointiin myös etätyössä.

Tässä kirjoituksessa lähestyn kuitenkin hyvinvointia ja siitä huolehtimista hieman eri kantilta. Kyseessä on oikeastaan sen ymmärtäminen, miten ja miksi etäisyys voi horjuttaa hyvinvointiamme ja mihin hajautetussa työssä on kiinnitettävä huomiota.

Vahvista yhteyden tunnetta tiimissä

Jo aiemmin on tutkimuksissa havaittu, että etätyössä olevat kokevat saavansa vähemmän sosiaalista tukea. Sosiaalinen tuki työssä on apua ja tukea, kannustusta ja tsemppausta. Myös kokemusta siitä, että minua ja työpanostani arvostetaan. Sosiaalinen tuki on tärkeä voimavaratekijä eli sen ollessa kunnossa, henkilö kuormittuu vähemmän vaikka olisi epävarmuutta, muutoksia tai vastoinkäymisiä. Sosiaalisella tuella on myös yhteys motivaatioon. Sosiaalinen tuki ei toteudu, jos työssä ei synny kohtaamisen tunnetta työkavereiden kanssa. Päivän mittaiset palaveriputket täyttävät huonosti kohtaamisen tarpeen. Sosiaalinen tuki edellyttää sitä, että tiimissä on yhteenkuuluvuuden tunnetta ja ihmiset kokevat olevansa osa tiimiä.

Erään hajautettuja tiimejä koskevan tutkimuksen mukaan hyvin toimivissa tiimeissä oli luotu selkeitä prosesseja liittyen työtehtäviin, mutta myös vuorovaikutukseen ja kommunikointiin. Sen mukaan sosiaaliset prosessit, jotka parantavat yhtenäisyyden ja yhteenkuuluvuuden tunnetta sekä epämuodollista kommunikointia vahvistavat henkilöiden välistä yhteyttä. Se, mitä tiedämme työkavereistamme, vaikuttaa siihen miten heihin suhtaudumme. Paljon käytettyjä keinoja vahvistaa ihmisten välistä yhteyden tunnetta on lisätä etäpalavereihin kuulumisten vaihtoa, onnistumisten jakamista ja fiiliksistä puhumista. Tilaa on hyvä luoda myös ajatusten pallottelulle tai vapaa muotoiselle “viereisiin pöytiin huutelulle” avaamalla vaikkapa päivän viimeiseksi tunniksi etäyhteydet tiimissä, vaikka jokainen jatkaakin omien rutiinien tekemistä. Isojen ryhmäkokousten sijaan kannattaa lisätä kahdenvälisiä keskusteluita sekä pienten 3 – 6 hengen palavereita.

Kannusta luovuuteen vuorovaikutuksessa

Jyväskylän yliopistossa tehdyn tuoreen väitöksen mukaan etätyössä syytetään vuorovaikutuksen ja työn sosiaalisuuden puuttumisesta liikaa välineitä. Tutkija muistuttaa, että vuorovaikutuksen teemme me ihmiset, välineet ovat vain välineitä. Toki teknologia asettaa tietynlaisia rajoitteita kommunikoinnille, mutta hän kannustaa meitä käyttämään välineitä luovemmin. Olemmekin asiantuntijatiimissämme havainneet, että monet pitkään hajautetussa tiimeissä toimineet ovat löytäneet uudenlaisia tapoja kommunikoida. Luovuuden lisäämisessä voi olla apua siitä, että yhdessä tiimin kanssa pohtii, mikä olisi virtuaalinen vastine sille, mitä kaipaamme työyhteisöstä nyt. Asiakaspalvelutiimeissä on esimerkiksi chat-kanava auki koko päivän mahdollistaen kollegalta nopean avun kysymisen sekä muun vapaamuotoisen kommentoinnin. Perjantain kevennykseksi tiimeissä on käytössä pubivisaa etäkahveilla tai kissa- ja koiravideoiden lähettämistä whatsapp-ryhmään ja jopa perjantaikaljat etänä työpäivän päätteeksi. Yksi esimerkki on omassa tiimissämme spontaanisti käyntiin lähtenyt joulukalenteri, jossa jokainen vuorollaan postaa yhden “luukun” ja nakittaa luukkuvuoron toiselle seuraavaksi päiväksi.

Vahvista merkityksellisyyden tunnetta työssä

Korostuneemmin etätyössä nousee esiin myös työn merkityksellisyyden tärkeys. Tutkimuksissa on havaittu, että työn merkityksellisyys on yhteydessä työtyytyväisyyteen. Se mahdollisesti lisää myös työntekijöiden toimijuutta, joka on tärkeä tekijä työn itsenäisyyden lisääntyessä etätyössä. Kun tehtävä työ tuntuu merkitykselliseltä koko tiimissä, se yhdistää ja parantaa yhteistyötä. Työn merkityksellisyys yhdistettynä innostavaan visioon työn päämäärästä antaa myös selkeät ohjenuorat työssä. Työn päämäärän pohtiminen yhdessä tiimin kanssa tuo erilaiset ajatukset ja näkemykset työstä, yhteisistä tavoitteista sekä keinoista päästä kohti päämäärää paremmin esille. Silloin etäjohtajan on mahdollista myös linjata ajatuksia samaan suuntaan, jos esimerkiksi työn tavoitteiden tulkinnassa on nähtävillä ristiriitaisuutta. Aiemmin mainitussa tutkimuksessa hajautetuista tiimeistä nostettiin tärkeänä yhteistyötä parantavana tekijänä se, että tiimin jäsenet sitoutuvat yhteisiin tavoitteisiin. Samassa yhteydessä mainittiin, että tiimin jäsenten aktiivinen osallistuminen tiimin toimintaan on tärkeää. Näkisin, että työn merkityksellisyys ja yhdessä muodostettu päämäärä johtavat helpommin tähän lopputulemaan.

Tulokset lisäävät hyvinvointia

Lopuksi on nostettava esille se seikka, että vaikka hyvinvoinnista on tärkeää huolehtia, niin tutkittaessa menestyviä organisaatioita on todettu, että pelkästään työhyvinvoinnista puhuminen ja sen esillä pitäminen ei johda hyvinvointiin, vaan sellaisissa organisaatioissa on tyypillisesti paljon sairaspoissaoloja (Tollgerdt-Andersson). Puolestaan niissä organisaatioissa, joissa on vähän sairaspoissaoloja ja jotka menestyvät, on havaittu huomion olevan vahvemmin tuloksissa. Kun otetaan huomioon, että työtyytyväisyys syntyy konkreettisten asioiden aikaansaamisesta, on tämän hyvin ymmärrettävää. Vaikka on tärkeää puhua hyvinvoinnista ja jaksamisesta, niin vähintään yhtä tärkeää on se, että voimme todeta saavamme työssä tuloksia aikaan sekä nostamme esille työhön liittyviä onnistumisia säännöllisesti. Johtajalla on työn tulosten nostamisessa esille kaksi tärkeää tehtävää: henkilökohtaisten tulosten toteaminen sekä onnistumisten nostaminen esille koko työyhteisössä. Riittävän usein käydyt säännölliset kahdenkeskiset keskustelut, joissa seurataan työn tavoitteita ja etenemistä kohti tavoitteita, mahdollistavat sen, että työntekijä näkee saavansa tuloksia aikaan työssään ja se todetaan yhdessä. Toisaalta onnistumisten jakaminen tiimipalavereissa on tärkeää. Voit toki nostaa esille onnistumisia, kunhan huolehdit siitä, että huomioit tiimin jäseniä erilaisista onnistumisista, eikä kiitokset kohdistu aina samoihin henkilöihin. Muita hyviä tapoja kiinnittää huomioita onnistumisiin on käydä säännöllisiä onnistumiskierroksia tiimipalaverissa, jossa jokainen vuorollaan kertoo pienen tai ison onnistumisen viime viikoilta. Hyvä tapa lisätä huomioita onnistumisiin ja edistymiseen on myös tiimiläisten kannustaminen jakamaan kiitosta muiden onnistumisista.