Etätyö ei ole uusi käsite ja etätyötä on tehty jo vuosia, mutta keväällä 2020 työelämämme muuttui lähes yht’äkkiä, ja monille etätyöstä ja etätyön johtamisesta tuli uusi normaali. Muutos vaati monissa yrityksissä uusien toiminta- ja johtamistapojen muutosta. Tätä muutosta ja erilaisia käytännön toimenpiteitä olen päässyt seuraamaan monessa yrityksessä viime kevään ja kuluneen syksyn aikana.
Suurimpana muutoksena etätyöhön siirryttäessä oli varmasti se, että esihenkilö ja kollegat eivät olekaan enää fyysisesti läsnä, kun apua tai tukea tarvittaisiin. Tämä muutos on pakottanut yrityksiä löytämään uusia tapoja olla läsnä, vaikka ollaan etäällä, sillä nopeasti yrityksissä heräsi huoli henkilöstön hyvinvoinnista ja työkyvystä. Ei ollut enää niin helppoa nähdä miten työntekijä voi.
Miten esihenkilönä pysyä kartalla tiiminjäsenten työkyvystä?
Etätyöhön siirtyminen vaati uudenlaista tapaa johtaa ja yhteisiä etäjohtamiskäytäntöjä, mikä on vaatinut johdolta ja esihenkilöiltä uuden opettelemista. Miten sitten tietää, miten työntekijät oikeasti voivat ja miten työt sujuvat, kun kaikki ovat etänä?
Koska esihenkilö ei enää ole läsnä, on tärkeää, että työkyvyn ja työn sujuvuuden tarkastelu viedään osaksi arkea. Näin esihenkilö pysyy kartalla tiiminsä työkyvystä. Merkittävimmäksi keinoksi kartalla pysymisessä nousee vuorovaikutus ja avoin keskustelu. Riittävän vuorovaikutuksen varmistamiseksi on yrityksissä luotu selkeitä palaverikäytäntöjä niin yksilö- kuin tiimitasoille.
Tiimin kanssa tulee säännöllisesti keskustella työstä, työkyvystä ja siitä miten tiimi työn tekemisen kokee sekä antaa palautetta ja keskustella tuen tarpeesta. Yksilötason keskusteluja on yrityksissä lisätty ja niissä on hyvä peilata työn lisäksi myös työntekijän elämäntilannetta ja jaksamista ylipäätään. Hyväksi tavaksi työkyvyn varmistamisessa on myös havaittu videokuvan pitäminen päällä niin yksilö- kuin tiimitasonkin virtuaalisissa tapaamisissa.
Monissa yrityksissä on lisäksi otettu käyttöön uusia välineitä kuten mm. erilaisia pulssikyselyjä, joilla saadaan reaaliaikaista tietoa henkilöstön henkisestä hyvinvoinnista ja työssä jaksamisesta. Tulosten pohjalta on kehitetty johtamista ja toimintatapoja entistä parempaan etätyön arkeen.
Miten varmistaa oma työkyky?
Etätyöhön siirtyminen vaati myös työntekijöiltä uuden oppimista niin toimintatavoissa kuin erilaisten työvälineiden käyttöönotossa. Merkittävin muutos työntekijän arjessa oli vääjäämättä kuitenkin se, että enää ei ollut käytäväkeskusteluja, eikä nopeita palauttavia keskusteluja kahvikoneella. Sosiaaliset kontaktit ja työssä koettu sosiaalinen tuki väheni.
Olemme kuitenkin laumaeläimiä, joten hyvinvointimme kannalta sosiaalisista kontakteista tulee huolehtia, vaikka ollaan etänä. Monissa yrityksissä on otettu käyttöön esim. virtuaalikahvihetket, jotka mahdollistavat vapaamuotoisen keskustelun sekä yhteisöllisyyden ylläpidon. Osallistuminen on toki omaehtoista, mutta enemmän kuin suotavaa.
Etänä työskennellessä oman työkyvyn ylläpitämisessä tulee kiinnittää aiempaa enemmän huomiota myös palautumiseen. Työpäiviä voi suunnitella niin, että myös päivän aikana on palautumishetkiä. Etätyössä palautumishetket ovat tärkeitä, sillä työpäivät saattavat helposti venyä ja työpäivät ovat täynnä Teams-palavereja, jolloin lounaskin on saattanut jäädä syömättä. Kalenteriin on hyvä jättää vähän väljyyttä, mikä mahdollistaa palautumishetket ja illalla kannattaa hiljentää työvälineet ja jopa laittaa pois näkyviltä.
Työpäivien välissä meidän jokaisen tulee huolehtia palautumista. Palautumiseen ei ole yhtä oikeaa tapaa, vaan jokaisen tulee löytää oma tapa palautua. Toisille se on hiljainen metsä, kun taas toinen tapaa ystäviään. Yhteinen palautumiskeino meille kaikille on kuitenkin uni. Unen määrästä ja laadusta ei tule tinkiä, kun tavoitellaan hyvinvointia ja parasta mahdollista työkykyä.
Yritys ja lähiesihenkilöt voivat tukea työntekijöiden työkyvyn ylläpitoa monin keinoin, mutta loppupeleissä me olemme kaikki itse vastuussa omasta työkyvystämme. On hyvä myös tiedostaa, että apua omaan jaksamiseen on varmasti yrityksissä tarjolla, kun apua vaan rohkeasti pyytää.
Etätöihin siirtymisen onnistumisia
Työterveyslaitoksen Miten Suomi voi? -tutkimuksen mukaan tässä isossa muutoksessa on kuitenkin onnistuttu varsin hyvin. Tutkimuksen mukaan positiiviset tulokset kertovat, että etätyöhön siirtyminen on vähentänyt työn kuormittavuutta ja kroonista työväsymystä ja lisäksi työtekijät ovat myös päässet vahvemmin kiinni työn imuun. Tästä on hyvä jatkaa!
Kirjoittaja: Jaana Ahervuo
Työkykyjohtamisen kehityspäällikkö | Varma
Jaana Ahervuo toimii työkykyjohtamisen kehityspäällikkönä Varmassa. Jaanan tehtävänä on auttaa asiakasyrityksiään kehittämään työkykyjohtamista työkykyriskien vähentämiseksi. Työkykyjohtamisen kehittämisessä Jaana auttaa tilannekuvan kirkastamisessa sekä tarvittavien toimenpiteiden määrittämisessä ja toteuttamisessa. Lisäksi Jaana sparraa johtoa ja valmentaa esihenkilöitä toimimaan työkykyjohtajina. Jaanaa innostaa erityisesti valmentava johtaminen sekä ihmisten kokonaisvaltainen työkyvyn kehittäminen, joihin Jaana entisenä joukkueurheilijana ammentaa eväitä muun muassa urheilusta.
