Etäpikkujoulut – järjestäjän muistilista

Kirjoittajat: Heini Pensar & Ida-Maria Palmu

Tänä vuonna monet pikkujoulut ja muut juhlat järjestetään etänä. Etätapahtumaa suunnitellessa on hyvä ensin pohtia, mikä on tapahtuman tarkoitus ja mitä sen kautta halutaan saavuttaa. Tiimihengen kohottamista, uusiin henkilöihin tutustumista, tärkeän tradition ylläpitoa tai jotakin muuta? Hyvää mieltä nyt ainakin! Tapahtumavastaavien kannattaakin pohtia vastauksia ainakin seuraaviin kysymyksiin:

Miksi tapahtumaan kannattaa osallistua ja kenelle se järjestetään?
Mitkä kolme sanaa kuvaavat järjestettävää tapahtumaa parhaiten?
Kun tapahtuma on ohi, mitä asioita on saavutettu?

Ajankohta

Etätyöhön liittyy usein runsas ruutuaika. Etäjuhlia järjestäessä kannattaa pohtia, halutaanko ruutuaikaa lisätä entisestään myös vapaa-ajalla vai olisiko etäjuhlat mahdollista järjestää työaikojen puitteissa. Voiko etäjuhlaa jakaa osiin, jotta mahdollisimman moni pääsee osallistumaan?

Paikka

Etäjuhlat voi järjestää esimerkiksi Microsoft Teamsin, Zoomin, Google Hangoutsin tai Housepartyn kautta. Juhlien järjestäjän kannattaa kuitenkin varmistaa, että kaikilla työntekijöillä on mahdollisuus osallistua etäjuhlaan rauhallisesta ympäristöstä. Kannattaa huomioida, että monen etätyöpaikkana on oma koti, joka voi olla ympäristönä rauhaton. Juhlan järjestäjän on hyvä selvittää ja ohjeistaa, onko turvallinen etäosallistuminen mahdollista esimerkiksi työpaikalla omalta työpisteeltä.

Kutsu

Tapahtuman ajankohta, paikka ja kesto.
Onko tapahtumaan mahdollista liittyä yhteistä aloitusaikaa myöhemmin vai odotetaanko kaikkien olevan paikalla samaan aikaan.
Toivotaanko osallistujien käyttävän videokuvaa vai pelkkää audioyhteyttä.
Pukeutumistyyliohjeistus.
Ohjeistus liittyen ruoka- ja juomatarjoiluihin.
+ Etätapahtuma kannattaa brändätä omanlaiseksi kokonaisuudekseen nimeämällä se jotenkin muuten kuin esimerkiksi perinteisiksi pikkujouluiksi.

Yhteisöllisyys

Yhteisöllisyyttä kannattaa lisätä luomalla etätapahtumalle oma viestintäkanava esimerkiksi Teams- tai WhatsApp-ryhmän avulla. Ryhmä kannattaa luoda samaan aikaan, kun virallinen kutsu lähetetään esimerkiksi sähköpostitse. Samalla ryhmän ylläpitäjä esittelee ryhmän toimintaperiaatteen ja pelisäännöt.

Osallistujamäärä

Mitä enemmän osallistujia, sitä vähemmän aktiivista ääniaikaa osallistujaa kohti. Etätilaisuuksia järjestäessä voi pohtia, toimiiko organisaatiossa paremmin tiimitason tilaisuudet vai koko organisaation “live streaming” -tyyppinen tapahtuma. Etätapahtumissa voi myös hyödyntää pienryhmätoimintaa ja näin lisätä monisuuntaista vuorovaikutusta.

Tapahtuman kesto

Etätapahtumat ja –juhlat kannattaa aikatauluttaa ja tauottaa samalla tavalla kuin arkiset työpajat ja palaverit. Eräs hyvä idea on erottaa tapahtuma osiin – esimerkiksi yhteinen osuus, tiimin osuus ja vapaaehtoinen jatko-osuus.

Tarjoilut

Verovirasto ilmoitti 22.10.2020, että työnantaja voi järjestää etäpikkujouluja ja muita etävirkistystilaisuuksia verovapaasti, esimerkiksi tarjoamalla ruoat ja juomat työntekijälle kotiinkuljetuksena tai siten, että työntekijä hakee ne sovitusti tietystä paikasta. Lahjakortit katsotaan kuitenkin työntekijälle verolliseksi palkaksi.

Musiikki

Musiikki elävöittää tapahtumaa, mutta sen toistolaatu etätyökaluja käyttäen kannattaa testata etukäteen. Musiikkia hyödyntäessä kannattaa myös huomioida tekijänoikeudet. Aiheesta kirjoittavat mm. Musiikkiluvat ja Teosto.