Tässä kirjoituksessa avaan paria mielestäni keskeistä keinoa tehdä etätapaamisista tuloksellisia ja vaikuttavia. Toivottavasti niistä on sinulle iloa.
Ryhmämuistin käyttö
Yksi asia, jonka hyödyntäminen auttaa jo moneen etätapaamisen haasteeseen, on niin kutsuttu ryhmämuisti. Tämä tarkoittaa kaikessa yksinkertaisuudessaan sitä, että laitetaan asiat näkyville. Sen lisäksi, että työskentelyohjeet sanotaan ääneen, laitetaan ne myös näkyville, jotta osallistujien on helpompi pysyä fokuksessa. Laitetaan myös ryhmän tuotokset näkyville, jotta yhteinen ymmärrys paranee, päätöksenteko helpottuu ja asiat tulevat dokumentoitua saman tien ryhmän toimesta, eikä vetäjän toimesta jälkikäteen.
Tavat laittaa ryhmän tuotoksia näkyville vaihtelevat hieman käytettävän alustan mukaan. Jotakuinkin kaikista alustoista löytyy jonkinlainen chat-kenttä. Se on yleensä yksinkertaisin tapa ottaa ehdotukset esille. Erilaiset luonnoslehtiöt eli valkotaulut (whiteboard) myös löytyvät useimmista välineistä. Nämä ovat erittäin käteviä, vaikka joskus ne käyvät vähän ahtaiksi ja kaoottisiksi. Luonnoslehtiön sijaan voi myös käyttää huomiotyökaluja (annotation tools) yhteisten merkintöjen tekoon, jos ne ovat sovelluksessa saatavilla. Ja alustasta riippumatta voi käyttää jotain yhdessä editoitavaa dokumenttia tai erillistä, yleensä verkkoselaimella käytettävää, tähän tarkoitukseen rakennettua sovellusta.
Työskentely pienissä ryhmissä
Toinen merkittävä apu etätapaamisiin, jotka valitettavan helposti kääntyvät yksinpuheluksi, on pienryhmien (breakout rooms) käyttö – ison ryhmän keskustelu voi olla passivoivaa, tehotonta ja joskus epäreilua. Tällä hetkellä kokoussovellusten välillä on isoja eroja siinä, kuinka kätevää pienryhmähuoneiden luonti on. Siinä missä Zoomissa ryhmät muodostuvat napin painalluksella, esimerkiksi Teamsissa ja Google Meetissä joudutaan vielä luomaan uusia kokouksia kullekin pienryhmälle. Näihin molempiin on tosin luvattu parannusta vielä tämän vuoden aikana.
Yksi haaste on vielä yhdistää nämä kaksi hienoa ominaisuutta, ryhmämuisti ja pienryhmät. Kun ollaan pienryhmissä ja tehdään muistiinpanoja esimerkiksi luonnoslehtiöön, ja muistiinpanot pitäisi jakaa muille ryhmille, tämä ei olekaan aina ihan yksinkertaista. Näissä tapauksissa yleensä yksinkertaisin ratkaisu on taas editoida ryhmissä jotain jaettua dokumenttia. Se säilyy, vaikka palataan takaisin pääkokoukseen tai vaihdetaan ryhmää.
Tilaisuuden rakenne
Näitä kahta edellämainittua keinoa, pienryhmiä ja ryhmämuistia hyödyntäen on jo hyvät mahdollisuudet onnistua. Jos tilaisuus on vielä hyvin suunniteltu sisältäen seuraavat asiat, on vaikea mennä täysin metsään.
- Tilaisuuden tavoite on kirkas ja se on kommunikoitu osallistujille.
- Osallistujilla on aito vaikutusmahdollisuus käsiteltävän asian suhteen.
- Tilaisuuden rakenne on tarkoituksenmukainen, selkeä ja looginen.
Kirjoittaja: Miikka Penttinen
Fasilitaattori ja fasilitointivalmentaja | Grape People Finland Oy
miikka@grapepeople.fi | +358445106534
”Grape People on vuodesta 2003 asti auttanut organisaatioita menestymään työelämän jatkuvassa muutoksessa. Fasilitoinnin keinoin helpotamme osallistumista, oivaltamista ja muutosta sekä päätöksen tekoa ryhmässä. Oli kyseessä sitten yhteisen vision luominen, strategian jalkauttaminen, muutoksen johtaminen tai tiimien kehittäminen, varmistamme yhteistyössä onnistumisen. Grape Peoplen fasilitaattorit ovat tiimien ja organisaatioiden kehittämisen asiantuntijoita. Olemme fasilitoineet yli 1 000 työpajaa ja valmentaneet yli 25 000 fasilitaattoria ympäri maailmaa. Uskomme, että hyvässä ohjauksessa ihmiset ovat itse parhaita asiantuntijoita ratkaisemaan ongelmansa ja löytämään ratkaisuja ryhmässä kohti yhteisiä tavoitteita. Autamme organisaatioita yhdistämään asiantuntijoiden osaamisen ja onnistumaan – myös verkon välityksellä!”
