Nykyisessä etätöihin siirtyneessä asiantuntijatyössä monet organisaatiot ovat päässeet – tai joutuneet – rakentamaan sisäistä viestintäänsä uusiksi. Erilaisista digitaalisista työtiloista on jo ennen COVID-19-tilannetta haettu ratkaisuja viestinnän haasteisiin. Työssäni muutosjohtamisen ja viestinnän asiantuntijana Gappsilla autan asiakkaitamme ottamaan käyttöön digitaalisia työympäristöjä ja ennen kaikkea uudistamaan työskentelytapoja ja viestintää niin yksilö-, tiimi- kuin organisaatiotasolla. Olen siis päässyt katsomaan läheltä monenlaisia organisaatioita ja projekteja, joissa on tähdätty parempaan sisäiseen viestintään ja yhteistyöhön.
Keväällä 2020 kotitoimistoihin ajautunut Suomen tietotyöväki vuoroin lamaantui, aktivoitui, sääti ja sähläsikin. Rakennettiin pikaratkaisuja, kaivettiin vanhoja naftaliinista, otettiin pakotettuja tai odotettuja digiloikkia. Osassa organisaatioita katsottiin vihdoin peiliin ja ymmärrettiin, että etätyö ei automaattisesti tarkoita kotona laiskottelua.
Ihmisiltä vaadittiin yllättäen melkoista määrää aktiivista toimijuutta, kun ohimennen syntyneiden vuorovaikutustilanteiden jäätyä pois asiat etenivät aiempaa työläämmin. Työnteko vaatii viestimistä ja tiedon jakamista eri tavalla kuin ennen. Viime aikoina ajatukseni ovatkin palautuneet toistuvasti toimijuuden tematiikkaan ja sen rooliin organisaation sisäisessä viestinnässä.
Mitä toimijuus on, ja miksi se on tärkeää sisäisessä viestinnässä
Työntekijä itsessään on jo sana, johon toimijuus on kuin sisäänrakennettuna. Työntekijän pitäisi siis tehdä, eli toimia ja saada aikaan. Erilaiset työyhteisöt, työtehtävät ja persoonallisuudet edesauttavat kuitenkin erilaisia mahdollisuuksia toimijuuteen.
Kun käsittelen tässä työntekijän toimijuutta, olen kiinnostunut siitä, missä määrin ihmisen työ luo mahdollisuuksia tai rajoitteita aktiiviselle osallistumiselle ja vaikuttamiselle, sekä antaa hänelle minäpystyvyyden kokemuksia. Toimijuuden vastakohtana nähdään usein uhriutuminen ja passiivisuus. Jos toimijuutta ei ole, kokee ihminen, ettei hän pysty vaikuttamaan asioihin tai ettei hänen tekemisillään ole väliä.
Toimijuus tai sen puute nousevat vahvasti esiin, kun puhutaan organisaation sisäisestä viestinnästä ja digitaalisten työtilojen käyttöönotosta. Jokaisen organisaation sisäistä viestintää tekevän ihmisen unelmatilanne varmasti olisi, että työntekijät viestisivät aktiivisemmin itse, viestintä olisi vuorovaikutteista ja hommat pyörisivät ilman viestijän puuttumista kaikkeen. Tähän usein pyritäänkin uusilla sovelluksilla. Jos toimijuuden edellytyksiin ei kiinnitetä huomiota, voi uusi digitaalinen työtila tai sosiaalinen intranet jäädä pelkäksi viestintäkanavaksi, jossa suurin osa ihmisistä on passiivisia viestinnän vastaanottajia.
Millainen toimijuus työntekijöille sallitaan sisäisessä viestinnässä
Oman kokemukseni mukaan organisaatiokulttuurilla on vahvasti määrittävä rooli siinä, saadaanko digitaalisella työtilaratkaisulla aikaan tavoiteltuja tuloksia viestinnän parantamisessa. Kulttuuri voi olla toimijuuden mahdollistaja tai sen estäjä. On varsin olennaista oivaltaa, miten organisaatiokulttuuri kannustaa ihmisiä aktiiviseen vuorovaikutukseen, tai kenellä organisaatiossa on ylipäätään oikeus puhua ja viestiä aktiivisesti. Jos on esimerkiksi totuttu siihen, että vain johto puhuu ja muut kuuntelevat, ei hienoinkaan sovellus riitä tätä muuttamaan.
Teknologia ei siis yksin ratkaise viestinnän tai yhdessä tekemisen haasteita. Paraskaan työtila ei muuta mitään, ellei sen asemaa ja tarkoitusta määritellä, tai jos sen rakenne ja toiminnallisuudet eivät perustu oikeisiin, selvitettyihin tarpeisiin.
Sen sijaan, että vain sokeasti alettaisiin lisätä viestinnän määrää, taajuutta tai kanavia, onkin mielestäni olennaista pysähtyä pohtimaan kulttuuria, toimijuutta ja itseohjautuvuutta.
Toimijuuden rakennuspalikat ovat itseohjautuvuuden perustarpeita
On jo pitkään tiedetty, että toimijuus vaatii itseohjautuvuutta. Se puolestaan vaatii kolmen perustarpeen toteutumista (mm. Deci & Ryan, 2000). Jos työssä on ihmiselle itselleen sopivissa määrin omaehtoisuutta, kyvykkyyttä ja yhteisöllisyyttä, on itseohjautuminen ja toimijuuden ottaminen ylipäätään mahdollista. Nämä luovat myös motivaatiolle hyvän pohjan.
Nyt, jos koskaan, organisaatiot ja asiantuntijat ovat näiden perustarpeiden toteutumisen edessä. Mielestäni uutta digitaalista työtilaa rakennettaessa kannattaisi miettiä mahdollisimman monen eri ryhmän näkökulmasta esimerkiksi seuraavia kysymyksiä:
- Autonomia
Onko työssä tarpeeksi autonomiaa, eli missä määrin ihmiset pystyvät päättämään omien töidensä organisoinnista ja motivoitumaan siitä?
Tämä vaikuttaa suoraan siihen, onko työntekijöillä ylipäätään työnsä keskellä mahdollisuutta määritellä, milloin ja miten he ovat vuorovaikutuksessa muiden kanssa.
- Kyvykkyys
Miten kyvykkäitä ihmiset ovat nykyisissä olosuhteissa tekemään työtään ja saamaan asioita aikaan?
Osaavatko ihmiset käyttää käytössä olevia työkaluja hyödykseen?
Miten ihmiset suhtautuvat työssä tapahtuviin muutoksiin ylipäätään?
Tämän tiedostaminen auttaa suunnittelemaan tarvittavaa muutosjohtamista ja koulutuksia uuden työtilan käyttöön.
- Yhteisöllisyys
Millainen osa työyhteisöä ja tiimiä ihmiset kokevat olevansa?
Millä tavoin organisaation yhteisöllisyys ja kulttuuri tukee tai heikentää halukkuutta siihen, että työntekijät itse ja aktiivisesti jakavat tietoa ja ajatuksiaan muille?
Tämä auttaa asettamaan mitattavia tavoitteita työtilan käyttöönotolle ja suunnittelemaan tarvittavaa tukea.
Hyvin rakennetulla digitaalisella työympäristöllä voidaan tukea ja mahdollistaa näitä kaikkia itseohjautuvuuden perustarpeita, jolloin ihmisten voi olettaa saavan aikaan. Toisaalta, jos omaehtoisuutta, kyvykkyyttä ja yhteisöllisyyttä ei ole sopivissa määrin, ei paraskaan tekninen ratkaisu sitä voi organisaatioon yksin tuoda.
Vuorovaikutus kuuluu mielestäni kaikille, ja sen mahdollistaminen luo osallisuutta, innostusta, yhteistä ymmärrystä ja ideoita yli rajojen. Niitä tarvitaan sekä nyt että tulevaisuudessa entistä enemmän.
Kirjoittaja: Anna-Liisa Merisaari
Senior Change Consultant, tiiminvetäjä | Gapps Oy
anna-liisa.merisaari@gapps.fi | 0401577437 | LinkedIn
”Gapps Oy on Suomen johtava Google Cloud -asiantuntijatalo. Autamme asiakasyrityksiämme työskentelemään fiksummin hyödyntäen Googlen pilviteknologioita ja Happeota, digitaalista työtilaratkaisua. Teknologiataituruutemme lisäksi erikoisosaamistamme on muutosjohtaminen, jolla uudet työtavat saadaan juurrutettua osaksi uutta työntekoa.”
”Anna-Liisa Merisaari on Gapps Oy:n muutoskonsultti ja tiiminvetäjä, jonka kiinnostuksen kohteena on teknologiavälitteinen vuorovaikutus ja fasilitointi.”
Gapps Oy
Pursimiehenkatu 26 C, 00150 Helsinki
