Etätyöetiketti

• Palaverin kesto. Kannattaa harkita agendasta riippuen, mikä olisi optimaalinen palaverin pituus. Esimerkiksi 15 minuutin tapaaminen on tehokas tapa käydä pikaisesti tärkeät asiat läpi. Toinen tapa on varata 45-50 minuutin palavereita tunnin sijaan. Myös agendan kannalta saattaa olla tehokkaampi käytäntö jaksottaa lyhyempiä tapaamisia pidempien sijaan. Kunnioita muiden aikaa pitäytymällä ilmoitetussa aikataulussa – etukäteen suunnittelulla on tässä iso merkitys.

• Palaveriin aloituksen liittyvistä käytännöistä on hyvä sopia yhteisesti. Onko käytössä akateeminen vartti tai viiden minuutin viivevara, vai odotetaanko osallistujien olevan paikalla minuutilleen sovittuna ajankohtana? Jos palavereja on paljon, kannattaa niiden väliin varata hengähdystauko. Odotettua aikaisemmin palaverista poistumisesta on yleensä kohteliasta ilmoittaa muille osallistujille. Jos et halua keskeyttää esitystä, hyödynnä esimerkiksi chat-viestiä.

• Etäkokouksen paikka. Joskus palaveriin joutuu osallistumaan esimerkiksi autossa tai julkisella paikalla, kuten junassa tai kaupassa. Silloin kannattaa viestiä muille, että on paikassa, jossa on vaikea puhua esimerkiksi luottamuksellisista asioista. Etätyöpisteeseen liittyvistä suosituksista voi yleisellä tasolla olla hyvä sopia työyhteisössä.

• Agenda, ohjeet ja referenssitiedot on hyvä toimittaa ajoissa etukäteen osallistujille. Mitä paremmin tapaamiseen valmistautuu, sitä tehokkaammin yhteinen aika saadaan käytettyä tapaamisessa. Ohjeissa voi myös kertoa, mitä toivomuksia liittyy kameran ja mikrofonin käytöön – toivotaanko esimerkiksi kameroiden olevan päällä koko tapaamisen ajan vai riittääkö pelkkä audioyhteys.

• Ohjeistuksen kertaus palaverin alussa. Alussa kannattaa kertoa, miten palaveria aiotaan fasilitoida. Eli esimerkiksi milloin kysymykset toivotaan esitettävän ja kuka jakaa puheenvuorot. Kannattaa myös mainita, toivotaanko muiden kuin esittäjän mykistävän mikrofoni.

• Palaverirooleista sopiminen voi olla paikallaan, jos palaveriin liittyy useita tehtäviä, kuten muistiinpanojen tekemistä tai palaverin nauhoittaminen.

• Luottamuksellisesta sisällöstä on hyvä mainita erikseen, jotta osallistujat osaavat varautua ruudun suojaamiseen tai valita työskentelypaikakseen jonkun muun kuin julkisen paikan.

• Osalistujien aktivointi esimerkiksi webinaareissa on tärkeää. Siitä kannattaa kuitenkin kertoa etukäteen, jotta osallistujat osaavat valmistautua.

• Pukeutuminen ja ulkoinen olemus. Työyhteisössä on hyvä sopia, mikä on pukeutumiskoodi sisäisissä ja ulkoisissa etäkokouksissa, kun videoyhteys on päällä. Pukeudu lähtökohtaisesti etätapaamisiin tyylillisesti samoin kuin olisit pukeutunut kasvokkaiseen tapaamiseen. Rento ja toimistotyylistä poikkeava pukeutuminen saattaa lisätä samaistuttavuuden kokemusta erityisesti esihenkilön ja työntekijöiden välillä sekä helpottaa luottamussuhteen rakentumista. Vaikka pukeutuisitkin rennosti, huolehdi kuitenkin, että perusolemuksesi on aina siisti – näin kunnioitat muita ja osoitat arvostusta heitä kohtaan. Vältä aina tilannetta, jossa kieltäydyt kuvayhteydestä perusteena ulkonäkösi.

• Tausta. Neutraali ja siisti tausta toimii yleensä aina. Jos etätyötoimipiste sijaitsee kotona, elämä saa kyllä näkyä. Pyri kuitenkin siihen, ettei kuvassa näy sotkua tai muuta häiritsevää sisältöä. Kirjava ja vilisevä tausta voi viedä katsojan huomion epäolennaisiin asioihin. Virtuaaliset taustat voivat olla ratkaisu online-tapaamisissa, mutta suositeltavaa on ensisijaisesti valita jokin luonnollinen tausta.

• Kuvakulma. Laitteen kamera kannattaa suunnata siten, että kamera on kohdistettuna suoraan kasvoihin mielellään hieman yläviistosta.  Tämä saa aikaan tunteen, että katsot kuulijaa silmiin – sivuprofiilinäkymä ei välttämättä välitä läsnäolon tunnetta kuulijoille. Välillä suora kameralinssiin vilkaisu voi lisätä läsnäolon tunnetta. Ihanteellinen kuvasuhderajaus jättää 1/5 ruudun yläreunasta tyhjäksi, näyttäen henkilön kasvot ja hieman ylävartaloa.

• Valaistus. Luonnonvalo on paras valaistus videokuvassa – vältä kuitenkin kovaa ja suoraa auringonvaloa. Epäsuora ja pehmeä valo valaisee kasvot siten, että ne näkyvät selkeästi videokuvassa.

• Vakaa kuva. Älylaitetta tai läppäriä ei kannata pitää sylissä tai liikkuvalla alustalla, koska heiluvaa kamerakuvaa on hankala seurata. Hanki siis erillinen alusta koneellesi tai suosi työpöydän ääressä työskentelyä.

• Laadukas ääni. Kun käytössä on hyvä mikrofoni, ei muiden osallistujien tarvitse pinnistellä kuunnellessaan esittäjää. Pelkän tietokoneen mikrofonin käyttö saattaa aiheuttaa kohinaa ja vaikeuttaa vuorovaikutusta, joten harkitse laadukkaiden kuulokkeiden hankintaa. Langattomat kuulokkeet mahdollistavat myös esimerkiksi kävelypalaverit.

• Mikin mykistäminen. Jos taustalla on hälyä ja melua, on mikin mykistäminen tietenkin suositeltavaa. Vastauksia odotellessa kannattaa kuitenkin huomioida, että mykistyksen kytkeminen pois päältä voi luoda pienen viiveen keskusteluun.  Myös läppärin näpyttely voi aiheuttaa ikävää häiriöääntä muille osallistujille, vaikkei osallistuja tätä itse huomaisi.

•  Vihreänä vai varattuna. Monissa ryhmätyötiloissa ja pikaviestimissä on mahdollista viestiä omasta läsnäolosta, jolloin työyhteisö osaa paremmin kunnioittaa kollegan ajankäyttöä. Online-statusta kannattaa hyödyntää omasta työtilanteesta viestimiseen.

• Profiilikuva. Aseta laadukas kasvokuva itsestäsi profiilikuvaksi esimerkiksi Zoomiin ja Teamsiin. Vältä selfieitä ja epätarkkoja kuvia – satsaa laadukkaaseen studiokuvaan, jonka työnantaja yleensä mielellään kustantaa. Varsinkin osallistujamäärältään isommissa online-tapaamisissa saattaa olla järkevää pitää kamera pois päältä. Profiilikuvasi avulla lisäät kuitenkin läsnäolon tunnetta itsesi ja muiden osallistujien välillä.

• Vasteajat. Työyhteisössä on hyvä sopia, millaista vasteaikaa voi odottaa esimerkiksi sähköposteihin, priorisoituihin sähköposteihin, chat-viesteihin tai muuhun kommunikaatioon.

• Laitteiden sulkeminen. Omien rajojen löytäminen on keskeistä työympäristössä, jossa sovelletaan joustavia työaikoja. Jos viestintä vakiintuneiden työaikojen ulkopuolella häiritsee omaa vapaa-aikaa, kannattaa laitteet ajastaa taukotilaan työpäivän päätteeksi. Avuksi löytyy myös sovelluksia, kuten Splashtop Personal.

• Viestinnän ajastaminen on kätevä tapa kunnioittaa työyhteisön työaikoja. Useat sovellukset sisältävät ajastustoiminnon. Etätyössä ehkä sovelletaan joustavia työaikoja, jolloin työntekijät tekevät töitä eri jaksoissa. Jos organisaatio toimii usealla aikavyöyhykkeillä, on viestinnän rajoittamista työaikoihin käytännössä mahdoton toteuttaa. Tärkeintä lienee, että pelisäännöistä sovitaan yhdessä, eikä jää arvuuttelun varaan, onko viestintä sopivaa vakiintuneiden työaikojen ulkopuolella.

• Viestinnän niputtaminen. Etätyössä sähköisen viestinnän määrä voi kasvaa ja jopa tuntua hallitsemattomalta. Asioiden niputtaminen ja läpikäyminen nopeassa videopuhelussa voi olla sähköposti- tai chatviestittelyä tehokkaampaa. Viestinnän niputtaminen on hyvä vinkki myös lomakausille. Vapailta paluu voi tuntua työläältä, jos vastassa on kasa lukemattomia viestejä. Asioiden niputtaminen suulliseen läpikäyntiin voi olla nopeampi käsittelytapa.

• Lounasajankohta vaihtelee työntekijä- ja organisaatiokohtaisesti. Työyhteisö voi sopia yhteiset periaatteet palaverien varaamisen suhteen yleisinä lounasaikoina, kuten klo 11-13. Omat tauot kannattaa myös kalenteroida ja viestiä niistä tarvittaessa avoimesti muille.

Miten parantaa kokouksia, joissa osa on etäosallistujia (Timanttia Consulting Oy)

Pikavinkeillä paremmaksi videoviestijäksi – lue artikkeli tai katso video (Wunder)

Vinkkejä ja neuvoja videoneuvottelun pitämiseen (Telia)  

Videokonferenssit ja -podcastit – perusteita ja vinkkejä tiedeviestijälle (Suomen tiedetoimittajain liitto ry)

Vinkkejä Teamsin käyttöön (Alueellinen kehittämistehtävä Tampere)

Mikä on Zoom ja kuinka se toimii? Plus vinkkejä (WebSetNet)