Digitaalinen työympäristö
Digitaalinen työympäristö on työntekijän digitaalinen työpaikka, joka kattaa kaikki laitteet, ohjelmat ja sovellukset, joita käytetään työtehtävien suorittamiseksi.
Etätyössä digitaalisten ratkaisujen merkitys korostuu, jolloin niiden käyttötarkoituksesta ja -tavasta on hyvä sopia yhteisesti työyhteisön kesken.
Digitaaliset työprosessit ovat käytössä monessa organisaatiossa esimerkiksi toiminnanohjaukseen, asiakashallintaan sekä talous- ja henkilöstöhallintoprosesseihin. Myös sähköposti, pikaviestimet, intranet ja videopalaverit ovat vakiintuneita työkaluja. Tiedonhallintaan, -käsittelyyn ja -siirtoon hyödynnetään laajasti erilaisia pilviratkaisuja.
Työkaluja
Mitkä näistä työkaluista saattaisivat olla tehokkaita yrityksenne käytössä?
Tiedonkäsittely ja tiedon jakaminen
Etätyössä halutaan kerätä, tuottaa ja jakaa tietoa yhtä tehokkaasti kuin vakiintuneella työpaikalla toimittaessa. Usein verkkolevyt ja sähköiset kansiot ovat käytössä jo ennestään, mutta etätyössä niiden käyttötarve korostuu. Laajasti käytetyt Microsoftin Office 365 ja Google Workspace tarjoavat kattavan kokonaisuuden tiedonkäsittelysovelluksia, kuten esimerkiksi ratkaisut tekstin tuottamiseen, laskelmien, esitysten ja kyselyiden tekoon sekä työkalut ajan- ja tehtävähallintaan. Ohjelmistot ovat pilviratkaisuja, ja verkkoyhteydellä tiedonkäsittely onnistuu reaaliajassa useamman tahon toimesta. Ilman verkkoa tehty työ on synkronoitavissa jälkikäteen palvelimelle. Yksityiskäyttöön on saatavilla ilmaisversioita ja organisaatioiden käyttöön yrityspaketteja.
Microsoft Office 365 on yksityis- ja yrityskäyttöön soveltuva ohjelmisto. Se sisältää tiedonkäsittelyn ja viestinnän sovelluksia, kuten esimerkiksi Word, Excel, M Powerpoint, Publicer, Access, Sharepoint, Outlook, Teams ja OneDrive.
Google Workspace (ent. G Suite)
Google Workspace on yksityis- ja yrityskäyttöön kehitetty täysin pilvipohjainen virtuaalinen työalue. Se sisältää tiedonkäsittely- ja viestintäsovelluksia, kuten esimerkiksi Slides, Docs, Sheets, Meet, Chat, Keep, Forms, Blogger ja Drive.
Huom! Aikaisemmin Google Workspace oli G Suite – brändiuudistus tapahtui syksyllä 2020.
Ryhmätyötilat
Ryhmätyötila on digitaalinen paikka, joka mahdollistaa työn seurannan, tiedon jakamisen ja vuorovaikutuksen ryhmän sisällä. Ryhmätyötila voi jopa korvata sähköpostin käytön sisäisessä viestinnässä, sillä tiedon jakaminen kahden kesken tai ryhmässä onnistuu kätevästi monessa ryhmätyösovelluksessa.
Microsoft Teams on ryhmätyötila, joka mahdollistaa pikaviestinnän, videopuhelut, tiedostojen jaon ja niiden yhteiseditoinnin.
Cisco Webex Teams on videoneuvottelu- ja webinaarityökalu. Sen ominaisuudet mahdollistavat puheluit, tiedostojen jakamisen, online-tapaamiset, pikaviestinnän sekä esimerkiksi webinaarien järjestämisen.
Facebook Workplace on yrityskäyttöön suunniteltu sosiaalisen median ratkaisu. Se toimii kuluttajakäyttöön tarkoitetun Facebookin tavoin ja soveltuu sisäiseen ja ulkoiseen viestintään.
Confluence on selainpohjainen organisaatiowikiohjelmisto, joka tarjoaa alustan tiedon editoinnille, taltioimiselle, jakamiselle ja haulle. Confluencen vahvuus on hyvä hakutoiminnallisuus.
Intranet-työkalut
Intranet eli organisaation sisäverkko on tarkoitettu tietyn ryhmän tai yhteisön käyttöön. Sitä sovelletaan esimerkiksi viestintään, tiedonkäsittelyyn, ryhmätyöhön sekä vuorovaikutukseen. Intranetteja tukevia ratkaisuja löytyy hyvin monia, joten listaamme muutamia esimerkkejä.
Happeo on enemmänkin digitaalinen työympäristö kuin sosiaalinen intranet. Ohjelma on Google Workspace -integroitu. Lue myös vieraskynäkirjoitus toimijuudesta digitaalisessa työympäristössä.
Microsoft Sharepoint on joko isännöity tai itse ylläidettävä sisällönhallintaratkaisu ja viestintäsivusto, joka on integroitu Microsoftin ohjelmiin.
Unily tukee intra- ja extranetia sekä asiakasportaaleja. Unily on erikoistunut Microsoft 365 -integraatioon.
Lumapps on digitaalinen työympäristö ja sosiaalinen intranet, joka tukee organisaation yhteystyötä, vuorovaikutusta ja tiedonjakamista. Lumapps on integroitu Microsoft Office 365:en ja Google Workspace:n kanssa.
Jive on sosiaalinen ja interaktiivinen intranet-ratkaisu organisaation yhteistyöhön, verkostoitumiseen ja tiedonjakoon.
Verkostoituminen
Sosiaalisen verkostoitumisen (Enterprise Social Network, ESN) alustat ovat yleistyneet organisaatioiden sisäisessä käytössä muiden viestintäkanavien ohella. Monesti puhutaan sisäisestä sosiaalisesta mediasta, sillä useat alustat toimivat sosiaalisen median kanavien tavoin. Sisäinen sosiaalinen media mahdollistaa käyttäjien kahdensuuntaisen vuorovaikutuksen matalalla kynnyksellä. Hyötynä nähdään tiedon laaja levikki, työyhteisön tietoisuuden kasvattaminen, sosiaalisten kontaktien vahvistaminen ja asiantuntijuuden saatavuus.
Facebook Workplace on yrityskäyttöön suunniteltu sosiaalisen median ratkaisu. Se toimii kuluttajakäyttöön tarkoitettuun Facebookin tavoin ja soveltuu sisäiseen ja ulkoiseen vuorovaikutuksen.
Yammer on suunniteltu organisaation sisäiseen tiedottamiseen, verkostoitumiseen ja viestintään. Yammer on integroitu Microsoft Office -työkalujen kanssa.
Happeo soveltuu toiminnallisuudeltaan intranet-käytön lisäksi myös organisaation sosiaaliseen viestintään. Happeo on Google Workspace -integroitu.
Jive on sosiaalinen ja interaktiivinen intranet-ratkaisu organisaation yhteistyöhön, verkostoitumiseen ja tiedonjakoon.
Online-palaverit
Audio- ja videopalavereihin on useita maksuttomia ratkaisuja sekä maksullisia paketteja, joihin sisältyy laajempi toiminnallisuus- ja osallistujamäärämahdollisuus. Laajemmalle yleisölle tarkoitettuun viestintään soveltuvat erilaiset live stream -lähetykset ja webinaarit. Lue myös Ilona IT:n vieraskynäkirjoitus online-kyvykkyydestä (Zoom, Microsoft Teams, Google Meets ja Adobe Connect).
Zoom on monitoiminnallinen ohjelma online-palavereihin ja pikaviestintään. Se soveltuu myös webinaarikäyttöön.
Microsoft Teams on ryhmätyötila, joka mahdollistaa keskustelut, videoneuvottelut, puhelut ja pikaviestinnän.
Google Meet on videopalaverisovellus, jossa on toiminnallisuudet videopuheluun, ruudunjakamiseen sekä pikaviestintään.
Facebook Workplacessa on kattava toiminnallisuus videopuheluihin myös isommille ryhmille, pikaviestintätoiminto sekä mahdollisuus lähettää videoviestejä.
Webex Meetings on kattava videopalaverisovellus, johon on sisäänrakennettu älykästä automaatiota. Ohjelma tarjoaa esimerkiksi avustusta, taustatietoa osallistujista, reaaliaikaisen luonnollisen äänen tekstityksen sekä hakutoiminnot.
Reaaliaikaiset pikaviestimet
Erilaiset chatit-palvelut ja pikaviestimet ovat vakiintuneet organisaatioiden käyttöön. Kiireelliset asiat hoituvat ketterämmin chatissa kuin esimerkiksi sähköpostilla. Nykyisin pikaviestimiin on tarjolla ratkaisuja, jotka täyttävät myös organisaatioiden tietoturvallisuusvaatimukset. Myös monet ryhmätyötilat, kuten yllämainitut, sekä online-palaverisovellukset sisältävät pikaviestitoiminnon. Viestittely onnistuu kahden kesken tai suuremmassa ryhmässä esimerkiksi online-palaverin aikana ja sen jälkeen.
Slack on monitoiminnallinen pikaviestinohjelma, joka sallii ryhmäkeskustelut, audio- ja videopuhelut, suljetut työalueet, dokumenttien jaon ja hallinnan sekä massaviestinnän.
Teams sisältää pikaviestintätoiminnallisuuden kahden henkilön välillä sekä ryhmässä. Videopuhelut ovat mahdollisia osana chat-toimintoa.
Google Chat on Google Workspaceen kuuluva erillinen pikaviestinsovellus, joka mahdollistaa ryhmäkeskustelut, videopuhelut ja tiedostojen jakamisen.
Facebook Workplace sisältää pikaviestintätoiminnallisuuden kahden henkilön välillä sekä ryhmässä. Videopuhelut ovat mahdollisia osana chat-toimintoa.
Flowdock on pikaviestinsovellus, jossa on chat ja inbox-toiminnallisuudet. Ohjelma mahdollistaa audio- ja videopuhelut, suljetut työalueet sekä dokumenttien jakamisen ja hallinnan.
Valkotaulut
Tiimityöskentelyssä ideoidaan usein tiimin kesken sekä käytetään aktiivisesti fläppi- tai valkotauluja ideoiden keräämiseen ja ajatusten hahmottamiseen. Tämän tyyppiseen “brainstorming”-työhön on tarjolla virtuaalisia ratkaisuja.
Coggl on työkalu muistiinpanojen, ajatuskarttojen sekä prosessikarttojen luomiseen.
Google Jamboard on virtuaalinen valkotauluratkaisu ajatusten hahmottamiseen ja yhteistyön fasilitointiin.
Microsoft Whiteboard on virtuaalinen valkotauluratkaisu ajatusten hahmottamiseen ja yhteistyön fasilitointiin.
InVision Freehand on virtuaalinen valkotauluratkaisu ajatusten hahmottamiseen ja yhteistyön fasilitointiin. Työkalu sisältää myös valmiita pohjia ja diagrammeja.
eteoBoard kuuluu Atlassianin tuotekategoriaan ja on interaktiivinen Scrum-taulu agile-tiimien johtamiseen.
Flatfrog on virtuaalinen valkotauluratkaisu ajatusten hahmottamiseen ja yhteistyön fasilitointiin.
Flinga on selainpohjainen työkalu, joka tarjoaa alustan yhteisölliseen työskentelyyn, keskusteluun ja muistiinpanojen tekoon.
Mural on digitaalinen työtila visuaaliseen yhteistyöhön ja suunniteluun, hahmottamiseen sekä ongelmanratkaisuun.
Presemo on opetuksen (ja yleisön) aktivointityökalu, joka sopii esimerkiksi luennolla opiskelijoiden aktiviointiin kysymyksin, äänestyksin tai keskusteluin.
Tehtävien, tiimien ja projektien hallinta
Projekti- ja seurantatyökalut auttavat hajautettujen tiimien työn organisoinnissa ja seurannassa. Tiimien työtehtävät on monesti sidottu aikatauluun ja tehtäväkokonaisuudet ovat toisistaan riippuvaisia, mikä vaatii läpinäkyvää ja selkeää koordinointia. Lue myös Taimerin vieraskynäkirjoitus erityisesti yrittäjille suunnatuista vinkeistä mm. projektin- ja työajanhallinnan tueksi.
Taimer on keskitetty ratkaisu yrityksen hallintaan. Sen avulla on mahdollista seurata esimerkiksi työaikaa ja resurseja sekä hallita tilejä, yhteystietoja, myynti- ja ostolaskuja.
Basecamp on työkalu projektinjohtamiseen ja sisäiseen viestintään. Se sisältää viestinnän, tehtävien seurannan, tiedostojen jakamisen sekä check-in -toiminnon.
Asana on projektijohtamisen työkalu. Se sisältää projektihallinnan lisäksi aktiviteettien workflow-toiminnallisuuden.
Trello on interaktiivinen työkalu tehtäväkokonaisuuksien suunnitteluun, hallintaan ja seurantaan.
Project Place on työtila projektitiimille. Ohjelma mahdollistaa tiedostojen jakamisen ja hallinnan sekä työkalut projektinhallintaan.
Togglin on projektinsuunnittelutyökalu ratkaisuna projektisuunnitelmille ja projektiseurannalle. Ajanseuranta mittaa eri työvaiheisiin käytettyä aikaa.
TimeDoctor on työkalu tuottavuuden mittaukseen ja ajankäytön seurantaan. Se mahdollistaa datan keräämisen liittyen tuottavuuteen ja tehokkuuteen.
Rescue Time on työkalu tuottavuuden mittaukseen ja ajankäytön seurantaan. Se mahdollistaa datan keräämisen liittyen tuottavuuteen ja tehokkuuteen.
Emill auttaa ohjaamaan muutosprosesseja, se visualisoi, jäsentää ja konkretisoi strategian toimenpiteiksi. Samalla sovellus tarjoaa alustan koulutukselle ja tukipalveluille.
Etätyöpöytäsovellukset
Etäkäyttötuki paikallisesti asennettujen ohjelmien vikatilanteissa onnistuu etätyöpöytäsovelluksen avulla. Jos oma työpöytä on asennettu pöytäkoneelle paikallisesti, samalla ratkaisulla saa yhteyden omaan paikalliseen työpöytään.
Teamviewer luo yhteyden kahden tai useamman tietokoneen/laitteen välille. Tämä mahdollistaa koneen etäkontrollin, tiedonjakamisen sekä tiedostojen siirtämisen.
SplashTop luo yhteyden kahden tai useamman tietokoneen/laitteen välille. Tämä mahdollistaa koneen etäkontrollin, tiedonjakamisen sekä tiedostojen siirtämisen.
Microsoft Remote Desktop luo yhteyden kahden tai useamman PC-tietokoneen välille, mikä mahdollistaa etäkontrollin, tiedonjakamisen ja tiedostojen siirron koneiden välillä.
Apple Remote Desktop luo yhteyden kahden tai useamman MAC-tietokoneen välille, mikä mahdollistaa etäkontrollin, tiedonjakamisen ja tiedostojen siirron koneiden välillä.
Citrix on etäyhteystyökalu, jolla voi saada etäyhteyden esimerkiksi asiakkaan paikallisesti asennettuihin ohjelmiin (tyypillisesti SAP tai joku muu ERP).
Oman työn hallinta
Työtehtävien suunnitteluun voi soveltaa useita eri tyyppisiä työkaluja aina sähköisestä kalenterista erilaisiin työjono- eli workflow-järjestelmiin. Työtehtävien hallintaan ja aikatauluttamiseen löytyy hyviä, myös maksuttomia työkaluja.
Google Keep mahdollistaa erilaisten kuva- ja tekstimuistiinpanojen tekemisen sekä muistutukset. Google Tasks soveltuu listojen laatimiseen sekä aikataulutukseen.
OneNote on muistikirja ideoiden, tehtävien tai muiden ajankohtaisten asioiden kirjaamiseen.
Todoist on digitaalinen tehtäväluettelo, joka auttaa hallitsemaan ja suorittamaan tehtäviä.
Zenkit To Do on digitaalinen tehtäväluettelo, joka auttaa hallitsemaan ja suorittamaan tehtäviä.
Evernote on sovellus ideoiden, tehtävien ja aikataulujen hallintaan, joka sallii äänen, kuvan ja tekstin.
Trello on interaktiivinen tehtävänhallintaohjelma, jossa tehtävät voi jäsentää ja niitä voi seurata.
nTaskissa voi suunnitella, aikatauluttaa ja hallita omia tai tiimin tehtäviä, tapaamisia ja projekteja.
Calendly auttaa hallitsemaan omaa kalenteria ja aikaa siten, että tapaamisista sopiminen onnistuu sovelluksen kautta sähköpostiviestinnän sijaan.
X.ai antaa muille mahdollisuuden varata ajan kalenteristasi salliminasi aikoina.
Time Doctor auttaa työntekijää seuraamaan omaa ajankäyttöään, mikä mahdollistaa tietoisen ajan optimoinnin.
ATracker mittaa ajankäyttöä ja auttaa työntekijää ajanhallinnassa.
Splashstop Remote Desktop varmistaa, että työhön liittyvät digitaaliset työkalut kytkeytyvät pois päältä työpäivän päätteeksi.
Space mittaa ajankäyttöäasi virtuaalityöympäristössä ja huomauttaa liiallisesta ajankäytöstä laitteiden ääressä.
TaskLife Performance mahdollistaa tavoitteiden asettamisen ja niiden saavuttamisen seurannan.
GoalsOnTrack auttaa tavoitteiden asettamisessa ja niiden saavuttamisessa.
Lifetick on sovellus tavoitteiden asettamiseen ja seurantaan.