Vaikka yrittäjänä minulla on paljon työpöydälläni, en ollut valmistautunut pandemian tuomaan kiireeseen. Kaikki työntekijät laitettiin kotiin töihin, etäpalaverien määrä räjähti, lapset jäivät kotiopetukseen, monta rautaa oli tulessa sekä työn ja vapaa-ajan balanssia oli vaikea löytää.
Etätyöskentely vaatii tarkkaan määritellyt prosessit ja työkalut, mutta myös mahdollisuuden pitää tiimihenkeä yllä. Pysähdyimme Taimerilla miettimään strategian mukauttamista uuteen normaaliin sekä etätyöskentelyn tehostamisen mahdollisuuksia – ja se on kannattanut.
Vaikka on mukavaa olla yhdessä toimistolla, uskon etätyön tiivistävän tulevaisuudessa tiimejä ja niiden välistä yhteistyötä.
Fredin konkreettiset vinkit etätyöskentelyyn ja sen tehostamiseen
1. Aikatauluta päiväsi ja luo pelisäännöt etätyöhön
Etätyössä suunnitelmallisuus ja oman ajan resursointi ovat kaiken A ja O. Ilman päivän aikatauluttamista työpäivistä tulee hektisiä, jolloin kodin ja työn välille on mahdotonta asettaa rajoja. Koimme Taimerilla, että arkea on paljon helpompi hallita, kun tehtäville ja palavereille varataan omat aikansa kalenterista, vapaa-aikaa unohtamatta. Löysimme balanssin etätyöhön yhdessä 25 hengen tiimimme kanssa pitämällä 15-30 minuutin sprintti-palaverin joka päivä ensimmäisen kolmen etätyöviikon ajan.
Tämän jälkeen ei pienessä kasvuyrityksessä ole ollutkaan aivan niin hektistä kuin ennen etätyökäytäntöjen käyttöönottoa. Olemme ymmärtäneet, että useita palavereja ei saisi mielellään varata samalle päivälle, vaan meidän pitää antaa toisillemme myös työrauhaa.
2. Automatisoi projektinhallinta helppokäyttöisillä työkaluilla
Pelkkä etätyökalujen olemassaolo ei mahdollista etätyöskentelyä. Työkalujen pitää tukea tapaa, jolla teette töitä, eikä tehdä työskentelystä hankalampaa. Siksi työkalujen helppokäyttöisyys ja integraatiot ovat äärimmäisen tärkeitä. Jos järjestelmät ovat irrallisia eivätkä puhu keskenään, on mahdotonta tehostaa etätyötä.
Työkalujen pitää tukea tapaa, jolla teette töitä, eikä tehdä työskentelystä hankalampaa.
Juuri näihin haasteisiin olemme vastanneet Taimerilla useiden vuosien ajan. Toiminnanohjausjärjestelmämme keskittää yrityksen eri toiminnot ja helpottaa siten työntekoa. Taimer sisältää työkalut myynnin- ja projektinhallintaan, resursointiin, laskutukseen ja raportointiin, mutta myös integraatioita moniin muihin järjestelmiin (kuten taloushallinto-ohjelmiin) irrallisten järjestelmien haittojen kitkemiseksi.
3. Valitse oikeat työkalut palavereihin ja sisäiseen viestintään
Hektisyyttä etätyössä aiheuttaa usein eri kanavien viestitulva, joka herpaannuttaa keskittymisen ja tekee viestinnästä haastavaa. Yhteisiin pelisääntöihin kuuluu myös viestintätyökaluista ja niiden käytöstä sopiminen, joten nekin pitää määritellä tarkkaan. Esimerkiksi meillä on käytössä Zoom palavereihin sekä Slack ja sähköposti muuhun viestintään kuvion selkeyttämiseksi.
Me olemme oppineet, ettei Slackissa voi ampua puhelua suoraan toiselle, vaan sille pitää sopia aika erikseen työrauhan säilymiseksi. Odottaminen ja muiden kunnioittaminen on tärkeää – muuten kaikki soittelevat ja järjestävät palavereja joka suuntaan.
4. Luo käytännöt tehtävien delegointiin ja seurantaan
Ohjenuorat tehtävien delegointiin ja edistymisen seuraamiseen ovat meillä helpottaneet etätyön hallintaa. Olen oppinut luottamaan työntekijöihin enemmän ja delegoimaan töitä tehokkaammin, vaikka en näekään kollegoitani kovin usein. Jos yrityksesi kokee haasteita etätöiden delegoimisessa tai seurannassa, tehtävien ja projektien välitarkastelulle kannattaa sopia tarkat tavoitteet ja ajankohdat.
5. Prosessien kirkastaminen – tee työstä fiksumpaa ja läpinäkyvämpää
Kun yhteiset toimintatavat ovat selkeitä ja kaikki työskentelevät niiden mukaisesti, tulee etätyöskentelystä fiksumpaa, simppelimpää ja tehokkaampaa. Tämän ansiosta myös yrityksen läpinäkyvyys kasvaa sisäisesti. Me laadimme mm. markkinoinnille, myynnille ja tuotannolle omat prosessit, mutta myös yhteiset prosessit tavoitteiden laatimiseen ja niistä viestimiseen muille osastoille. Tämän teimme siksi, koska yhteinen tekeminen ja yhteiset tavoitteet sitovat tiimit ja eri osastot tiukemmin yhteen. Tämä on vahvistanut toimintaamme sisäisesti.
6. Yhteisöllisyys – anna työntekijöille mahdollisuus sosialisoida
Vaikka etätyö, sen toimintatapojen toimivuus ja tasapaino vaativat paljon huomiota, ei työpaikan yhteishenkeä saa unohtaa. Helpoin tapa panostaa työpaikkasi yhteisöllisyyteen etänäkin on järjestää yhteinen työhön liittymätön palaveri esimerkiksi kerran viikossa. Jakakaa kuulumisia, tarinoita, onnistumisia, fiiliksiä ja huolia sekä tukekaa, kannustakaa ja rohkaiskaa toisianne!
Yhteinen tekeminen ja yhteiset tavoitteet sitovat tiimit ja eri osastot tiukemmin yhteen. Tämä on vahvistanut toimintaamme sisäisesti.
7. Hyvinvointi – kannusta työntekijöitäsi terveelliseen elämäntapaan
Työntekijöitä on hyvä muistuttaa hyvinvoinnista myös kotona työskenneltäessä. Ergonomia, liikunta, ulkoilu, terveellinen ruokavalio ja kodin viihtyvyys tekevät kotona työskentelystä paljon mielekkäämpää. Kun oma kroppa tuntuu hyvältä ja on terve, on myös fiilis töissä parempi. Kun terveellisiä elämäntapoja ei unohdeta, kasvaa viihtyvyys työpaikalla ja työpaikan ilmapiiri paranee.
Kirjoittaja: Fredi Palmgren
Yrittäjä, tuote ja markkinointi | Taimer Oy
Taimer on suomalainen ohjelmistotalo ja tuoteperhe. Taimerilla hallitset yritystäsi yhdellä työkalulla myynnistä laskutukseen. Taimer tähtää tekemään elämästäsi helpompaa tarjoamalla organisaatiosi prosesseja tehostavia työkaluja, jotka säästävät aikaa, kasvattavat tuottavuutta ja lisäävät läpinäkyvyyttä.
Taimer on kehitetty yhteistyössä asiantuntijapalveluyritysten kanssa, joilla on vahva osaaminen asiakas-, projektien-, resurssien- ja reskontran hallinnassa sekä työajanseurannassa.
Tällä hetkellä Taimeriin luottavat tuhannet käyttäjät ja asiakkaat, ja toiminta laajenee jatkuvasti uusille kansainvälisille markkinoille.
Korkeavuorenkatu 2F, 00140 Helsinki
