1. Tutkimusinfrastruktuurin hallinnollisten aineistojen yleiskuvaus

Hallinnollisina tietoina RI:n käyttäjistä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Käyttöperuste

Hallinnollisten tietojen käsittelyyn liittyvät käytännöt on kuvattu tutkimusinfrastuktuurin käyttäjille suunnatussa tietosuojailmoituksessa: tietosuojailmoitus – käyttäjät.

Varausjärjestelmä VELLOa käytetään tilojen varaamiseen. VELLOn tietosuojakäytäntö löytyy osoitteesta https://vello.fi/vme/private-terms

2. Yleiskuvaus tutkimusinfrastruktuurissa hallinnoitavasta tutkimusaineistosta

Tutkimusinfrastruktuurissa voidaan käsitellä useita erilaisia tietotyyppejä, kuten fokusryhmissä ja haastatteluissa kerätyt tiedot, kyselyillä kerätyt tiedot, sensorien avulla kerätyt tiedot sekä havainnointitilanteissa kerätyt tiedot.

Esimerkkejä tutkimusinfrastruktuurissa käsiteltävistä tiedoista:

• Teksti
• Videotallenteet
• Äänitallenteet
• Katseenseurannan avulla saadut tiedot
• Galvaaninen ihovaste
• Elektrokardiografiatiedot (kuten syke)
• Kasvojentunnistuksen avulla saadut tiedot

Yleisimmät tiedostomuodot ovat videotiedostot (.wmv, .mp4, .mov), taulukkotiedostot (.xlxs, .xls), tekstitiedostot (.doc, .docx, .txt, .csv), kuvat (.jpg, .png) ja dokumentit (.pdf).

Tutkimusdata kerätään suoraan osallistujilta. Tutkimusinfrastruktuurin laitteita ja ohjelmistoja voidaan käyttää tietojen keräämisessä. Erilaisten sensorien tuottamaa tutkimusdataa voidaan yhdistää suuremmiksi kokonaisuuksiksi hyödyntämällä ohjelmistoja (esimerkiksi yhdistämällä biometrisia tietoja iMotions-ohjelmistolla).

3. Eettisten periaatteiden ja lainsäädännön noudattaminen henkilötietojen tai arkaluonteisten tutkimustietojen kohdalla

Tutkimusinfrastruktuurissa käsiteltävä tutkimusdata saattaa sisältää henkilötietoja ja arkaluonteisia tutkimustietoja.

Kaikki tutkimusinfrastruktuurissa toteutettava tiedonkeruu, tiedonsäilytys, tiedonkäsittely ja tiedon hallinnointi tulee tehdä noudattaen Tutkimuseettisen neuvottelukunnan eettisiä ohjeita, EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) sekä Suomen tietosuojalakia.

Tutkimusinfrastruktuurin tietosuojailmoitus tutkimusosallistujille löytyy seuraavasta linkistä: tietosuojailmoitus – tutkimukseen osallistuvat. Lisäksi tutkimusinfrastruktuurin käyttäjien tulee tarvittaessa esittää tutkimusosallistujille tutkimuskohtaiset tietosuojailmoitukset.

Tutkimusinfrastruktuurissa tehtävä tutkimus saattaa edellyttää tutkimuslupien hankkimista ja/tai eettisten arviointien suorittamista tutkimuksen tyypistä riippuen. Näissä tapauksissa tutkimuksen suorittajat ovat vastuussa lupien hankkimisesta ja/tai arviointien suorittamisesta. Tutkimusinfrastruktuuri ei ole vastuussa siitä, että käyttäjät ovat hankkineet tarvittavat luvat.

4. Sopimukset tutkimustietojen oikeuksista

Tutkimusinfrastruktuurissa kerätty tutkimusdata on käyttäjien omistuksessa. Tietoja säilytetään tutkimusinfrastruktuurissa vain sen ajan, kun se tutkimuksen osalta on pakollista. Käyttäjien tulee noudattaa tutkimusinfrastruktuurin laitteistoihin ja/tai ohjelmistoihin liittyviä lisenssisopimuksia.

Käyttäjiä kehotetaan mainitsemaan tutkimusinfrastruktuuri julkaisuissa, joissa aineistonkeruu on toteutettu hyödyntämällä tutkimusinfrastruktuuria. Tällaisia julkaisuja ovat muun muassa tieteelliset ja popularisoidut artikkelit, esitykset sekä opinnäytetyöt. Tutkimusinfrastruktuuri voidaan mainita menetelmäosiossa, tunnustuksissa tai lähdeviitteissä. Tunnustusosassa (Aknowledgement) suositeltava tapa viitata tutkimusympäristöön on ”Part of the work was carried out with the support of the VME Interaction Design Environment, University of Vaasa, Finland.”

5. Dokumentointi ja metatiedot

Laadukkaan tiedonkeruun varmistamiseksi käyttäjiä kannustetaan noudattamaan laitteistojen ja/tai ohjelmistojen parhaita käytäntöjä.

Käyttäjät ovat vastuussa keräämänsä tiedon laadusta, vaikka tutkimusinfrastruktuuri tekee kaikkensa varmistaakseen tiedon laadun. Käyttäjät ovat myös itse vastuussa tietojen säilyttämisestä. Tutkimusinfrastruktuuri on vastuussa laitteistojen ja ohjelmistojen ylläpidosta. Tutkimusinfrastruktuurin käyttäjien tulee ilmoittaa tutkimusinfrastruktuurin henkilökunnalle, mikäli he havaitsevat laitteistoissa tai ohjelmistoissa ongelmia.

Tutkimusinfrastruktuuri kannustaa käyttäjiä arkistoimaan soveltuvan tiedon Tietoarkistoon, joka tarjoaa myös palveluita metatiedon laadun varmistamiseksi (seuraten Data Documentation Initiative (DDI) -metadatapohjaa) sekä tarjoaa URN-tunnisteita aineistoille.

6. Hallinnollisten aineistojen ja tutkimusaineistojen käytönvalvonta, varmuuskopiointi, tallentaminen ja hävittäminen

Tutkimusinfrastruktuurin hallinnollisten tietojen käyttövalvonta, varmuuskopiointi, tallentaminen ja hävittäminen kuvataan tutkimusinfrastruktuurin hallinnollisten tietojen tietosuojailmoituksessa (ks. kohta 1).

Seuraavat kuvaukset koskevat tutkimustietoja. Tietojenkeruun aikana tietoihin voi päästä käsiksi vain käyttäjä(t) ja tutkimusinfrastruktuurin hallinnollinen henkilökunta. Kerätyt tiedot tulee lähtökohtaisesti säilyttää paikallisesti tietokoneella, joka on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla, ja joka sijaitsee lukitussa tilassa. Mikäli käyttäjät poikkeavat tästä suosituksesta, heidän tulee huolellisesti varmistaa tietojen turvallinen säilytys.

Vuosittain tutkimusinfrastruktuurissa tuotetaan noin 200 gigatavua tutkimustietoa.

Tutkimuksissa kerättyjen tietojen varmuuskopiointi on käyttäjien vastuulla. Tutkimusinfrastruktuuri suosittelee käyttäjiä tekemään varmuuskopiot tiedoista aina tietojenkeruun jälkeen. Varmuuskopiot tulisi säilyttää joko tietokoneella, joka on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla, tai suojatussa ulkoisessa tallennuspaikassa (kuten ulkoinen kiintolevy tai verkkoasema). Tietojen siirrot suositellaan tehtäväksi keinoilla, joilla on korkea tietoturva (esimerkiksi salatulla muistitikulla). Tietoja siirrettäessä tulee noudattaa tutkimuksen tietosuojapolitiikkaa.

Tiettyjen ohjelmistojen osalta tutkimusinfrastruktuuri voi tarjota tietyn määrän opiskelijalisenssejä, joiden avulla kerättyjä tietoja voi analysoida käyttäjän omalla tietokoneella.

Tutkimustietoja säilytetään tutkimusinfrastruktuurissa ainoastaan tarvittavan ajan. Tutkimusinfrastruktuuri ei voi joutua vastuuseen, jos tietoihin ei ole pääsyä tai ne on menetetty. Tutkimusinfrastruktuuri ei voi joutua vastuuseen myöskään, jos tietojen analysointiohjelmistoihin ei ole pääsyä tai ne on menetetty.

Käyttäjiä suositellaan noudattamaan omien organisaatioidensa ohjeita tutkimustietojen pitkäaikaissäilytyksestä.

7. Tutkimusaineistojen ja/tai metatietojen avaaminen