EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679),
Artiklat 13 ja 14
Laadittu: 27.8.2024
Viimeksi päivitetty: 4.9.2024.
1. Rekisterinpitäjä
Vaasan yliopisto
PL 700
65101 VAASA
Y-tunnus: 0209599-8
Puhelin: 029 449 8000
Sähköposti: tietosuoja@uwasa.fi
2. Rekisterinpitäjän edustaja ja yhteyshenkilöt
Hankkeen johtaja: Ahm Shamsuzzoha
Sähköposti: etunimi.sukunimi@uwasa.fi
3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Mikäli sinulla on kysymyksiä Vaasan yliopiston suorittamasta henkilötietojen käsittelystä, voit olla sähköpostitse yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavana toimivaan henkilöön tietosuojavastaava@uwasa.fi.
Pyyntöihisi vastataan kuukauden kuluessa, tai jos perustellusta syystä tämä on mahdotonta, sinulle ilmoitetaan kuukauden kuluessa käsittelyn viivästymisestä ja sinulle kerrotaan viivästymisen syy. Pyyntöihisi vastataan kuitenkin aina viimeistään kolmen kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä.
4. Rekisterin nimi
Minca-hankkeen rekisteri
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
MINCA-hanke auttaa Etelä-Pohjanmaalla toimivia pieniä ja keskisuuria yrityksiä vähentämään kasvihuonepäästöjä toimitusketjuissaan. Keskitymme erityisesti vähentämään epäsuoria päästöjä, jotka syntyvät esimerkiksi materiaalien hankinnasta ja tuotteiden kuljetuksesta. Tarjoamme yrityksille käytännön työkaluja ja menetelmiä, joiden avulla nämä päästöt voidaan tunnistaa ja vähentää digitaalisia ratkaisuja hyödyntäen. Hankkeessa toteuttavilla toimilla kerätään aiheeseen liittyvää tietoutta sekä sähköpostilistaa muutaman kerran vuodessa lähetettävälle uutiskirjeelle. Kerättyjä henkilötietoja käytetään yhteydenottoon kaikkiin halukkaisiin, jotka ovat yhteystietonsa antaneet hankkeen käyttöön. Kerättyjä yhteystietoja käytetään kiinnostuksensa MINCA-hanketta kohtaan ilmoittaneiden kontaktoimiseen hankkeen toteutuksen aikana.
6. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittely on tarpeen yleisen edun mukaisessa tieteellisessä tutkimuksessa tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n 3 momentin perusteella.
Tiedonkeruun oikeusperusta koostuu näin ollen:
– käsittely on tarpeen tieteellistä tutkimusta varten ja se on oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen nähden
7. Tietosisältö ja säilytysajat
Lomakkeilla kerätään seuraavat henkilötiedot:
– Vastaajan sähköpostiosoite
Kerätyt henkilötiedot säilytetään MINCA-hankkeen keston ajan. Mikäli hankkeesta seuraa välittömiä jatkoprojekteja, joihin henkilötietoja tarvitaan, voidaan tietoja säilyttää myös jatkoprojektin keston ajan, kuitenkin korkeintaan vuoden 2027 loppuun. Muut anonyymit vastaustiedot säilytetään tutkimustarkoituksiin pysyvästi.
8. Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan
Tiedot kerätään henkilöltä itseltään.
9. Tietojen siirto tai luovuttaminen
Henkilötietoja ei siirretä muihin palveluihin.
9a. Vastaajan valinnan mukaan henkilötietoja voidaan käsitellä Webropol-järjestelmässä
Webropol Oy
Y-tunnus: 1773960-2
Huovitie 3, 00400 Helsinki
0201 552 150 | servicedesk@webropol.fi
Tietosuojaseloste: https://webropol.fi/tietosuojaseloste/
9b. Mikäli aineistoa siirretään muihin järjestelmiin esim. henkilökohtaisille tietokoneille analysointia varten, tullaan aineisto anonymisoimaan siten, ettei siirretyssä aineistossa ole henkilötietoja.
9c. Henkilötietoja tarkastelevat tutkimuksen kannalta tarkoituksenmukaisissa puitteissa hankeryhmän henkilöt. Hankeryhmän kokoonpano on nähtävissä hankkeen kotisivuilla:
https://sites.uwasa.fi/minca/yhteystiedot/
10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirrettä EU tai ETA alueiden ulkopuolelle.
11. Henkilötietojen suojaamisen periaatteet
Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.
– Manuaalinen aineisto
– Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä (esim. hävittäminen, muuttaminen tai luovuttaminen). Jokainen käsittelijä voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään.
– Asiakirjat säilytetään ulkopuolisilta suojattuina lukitussa tilassa. Asiakirjat tulostetaan vain tarvittaessa ja paperitulosteet tuhotaan käytön jälkeen.
– Automaattisesti käsiteltävät tiedot
– Kaikki tietojenkäsittely perustuu käyttöoikeuksiin, jotka riippuvat henkilön roolista ja asemasta organisaatiossa, sekä tarvittaessa erikseen kunkin rekisterin vastuutahon myöntämiin käyttölupiin. Käyttöoikeuksien voimassaolo tarkistetaan päivittäin.
– Tietotekniset järjestelmät ja palvelut on suojattu alan hyvien käytäntöjen mukaisesti asiattomalta pääsyltä, niiden toimintakyky on tarvittavassa määrin varmistettu ja niiden elinkaari on hallittu.
12. Automatisoitu päätöksenteko
Automaattisia päätöksiä ei tehdä.
13. Rekisteröidyn yleiset oikeudet
Rekisteröidyllä on
– oikeus tarkastaa rekisterinpitäjältä mitä häntä koskevia henkilötietoja on rekisteriin tallennettu
– oikeus vaatia, että saa puutteelliset henkilötiedot täydennettyä sekä että Vaasan yliopisto oikaisee rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä
– oikeus saada poistettua henkilötietonsa ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen että
– henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
– rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta
– henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
– henkilötiedot on poistettava Euroopan unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
– rajoittaa ja vastustaa käsittelyä jos
– rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansa pitävyyden
– käsittely on lainvastaista tai rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista
– rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
– rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä 21 artiklan 1 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.
– oikeus peruuttaa suostumus
– oikeus peruuttaa antamansa suostumus, milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritettuun käsittelyn lainmukaisuuteen, jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.
Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Rekisteröidyllä voi olla oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, mikäli kyseessä on sellainen tieto, johon kyseinen oikeus soveltuu.
Neuvoja ja ohjeistusta rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa antaa tietosuojavastaava.
14. Muut informoitavat tiedot
Palvelun käytöstä syntyy lokimerkintöjä, joita käytetään palvelun tietoturvallisuudesta huolehtimiseen, palvelun tekniseen kehittämiseen sekä vikatilanteiden havaitsemiseen, estämiseen ja selvittämiseen (Tietoyhteiskuntakaari (917/2014) 138§, 141§, 144§, 272§). Lokeja säilytetään näihin tarkoituksiin tarvittava aika eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen.
15. Tietosuojailmoituksen muuttaminen
Vaasan yliopisto kehittää jatkuvasti toimintaansa ja pidättää itselleen oikeuden päivittää tätä tietosuojailmoitusta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.
Merkittävissä muutoksissa joissa tietosuojailmoituksemme muuttuu olennaisesti, voimme ilmoittaa asiasta myös muulla tavoin ennen muutoksen voimaantuloa.